histoire

LA GOUVERNANCE DES SOCIETES COTEES SYNTHESE DES RECOMMANDATIONS SUR LE ROLE ET LES MODES D’ACTION DES CONSEILS Mai 2007 Institut Français des Administrateurs – mai 2007 2 Avant-propos La gouvernance d’en et s’enrichit constam publication en 2003 demeure la référen françaises cotées à la 9 p g vivante, qui évolue not-Bouton, qui rie de recommandations émanant pour la plupart d’associations professionnelles (AFG, IFA, AFEP-MEDEF,… ) mais aussi de l’OCDE, de l’Union Européenne et de l’Autorité des Marchés Financiers (AMF) ont été publiées.

Ces recommandations n’ont qu’une valeur incitative et sont le lus souvent présentées sous la forme de bonnes pratiques à l’usage des acteurs de la gouvernance, en particulier des administrateurs. Clnstitut Français des Administrateurs, association professionnelle de référence des administrateurs exerçant leur activité en France, a pris l’initiative de rassembler dans un document de synthèse cet ensemble de recommandations, de manière à en faciliter l’accès ? ses adhérents et, plus largement, aux membres de Conseils d’administration et de surveillance. ombreuses recommandations dadressent de facto aux plus grandes d’entre elles (SBF 250) ou doivent être daptées à la taille et à la structure de l’actionnariat des sociétés concernees. L’IFA se propose d’ailleurs de compléter ce premier document de synthèse par d’autres du même type concernant des acteurs économiques différents, en premier lieu les « midcaps Ces textes seront ensuite périodiquement mis à jour et actualisés. Ils pourront servir de support à l’établissement progressif d’un observatoire des pratiques de gouvernance dans notre pays.

Ce document peut sans aucun doute être amélioré, dans le fond et dans la forme. Il sera prochainement mis en ligne sur le site Internet de l’IFA. Nous remercions par avance les lecteurs qui voudront bien nous faire part de leurs avis et propositions. Daniel Lebègue Président de l’IFA Institut Français des Administrateurs 3 ndications de lecture – mai 2007 Ce document est Issu des réflexions d’un groupe de travail au sein duquel la diversité des profils et des compétences a été privilégiée.

La Commission des Etudes de l’IFA, son Bureau et son Conseil d’administration ont été régulièrement sollicités au fur et ? mesure de l’avancement de sa rédaction. Enfin, il a fait Pobjet de relectures successives, notamment de ature iuridique. 2 l’étranger. A titre d’exemple, il en va ainsi de la fonction de « lead director » (administrateur principal). Les références bibliographiques sont citées à la fin du document sous la forme d’une liste générale et dans le corps du texte sous la forme de numéros renvoyant ? cette liste.

Sur le site Internet de l’IFA figure le même document, ainsi qu’une présentation de celui-ci dans laquelle les références sont mentionnées in extenso au fil du texte. Ce document s’appuie exclusivement sur des sources existantes. Les quelques ajouts faits à ces dernières autres que purement formels – n’ont été dictés que par la nécessité d’expliciter le texte et demeurent donc très exceptionnels. Aussi ce document reflète t-il l’avancement inégal des réflexions. Plusieurs domaines ne font pas encore l’objet de textes largement reconnus.

Parmi ceux-ci, quelques-uns donnent lieu à des travaux d’ores et déjà engagés, qui devraient permettre l’enrichissement de ce document à l’occasion de ses actualisations successives. Les choix effectués ont été guidés par le souci de recenser les pratiques reconnues comme les meilleures et l’objectif d’une cohérence d’ensemble du ocument. Lorsque des différences sur le fond ont été constatées entre plusieurs sources sur un même sujet, les recommandations de l’IFA ont été privilégiées.

Chaque fois que possible, la préférence a été donnée aux formulations claires susceptibles d’applications pratiques. Les adaptations de rédaction indispensables ont été effectuées avec le souci de ne modifier en rien les contenus. Elles ont été dictées exclusivement par le souci de donner la meilleure lisibilité possible à ce document ui se veut un outil pratique ? l’usage de tous les membr membres de Conseils. 4 Sommaire 1. 2 1. 3 1. 4 1.

Le Conseil : missions et composition Le choix de la structure Les missions du Conseil La composition du Conseil Les membres du Conseil L’indépendance des membres du Conseil 7 11 13 16 2. Le fonctionnement du Conseil 2. 1 2. 2 2. 3 2. 4 2. 5 2. 6 2. 7 2. 8 2. 9 4 OF l’Assemblée générale Postérieurement à l’Assemblée générale Références bibliographiques 43 47 49 50 5 6 1. Le Conseil . 1. 1 missions et composition Les sociétés cotées françaises peuvent opter pour la société anonyme (forme la plus courante) ou la société en commandite par actions.

Le mode de gestion des sociétés anonymes repose soit sur un Conseil de surveillance et un directoire, soit sur un Conseil d’administration. La loi a confié au Conseil d’administration le choix entre deux modalités d’exercice de la direction générale, qui est assumée soit par le président du Conseil d’administration, soit par une autre personne physique nommée par le Conseil et ortant le titre de directeur général (Article L 225-51-1 ommerce). s OF président et de directeur général. Dans le rapport annuel, le Conseil expose les motivations et justifications de son choix.

Le gouvernement d’entreprise des sociétés cotées Afep-Medef octobre 2003, p. IO) 1. 2. 1 Les missions générales du Conseil d’administration La loi prévoit que le Conseil d’administration détermine les orientations de l’activité de la société et veille à leur mise en œuvre. Sous réserue des pouvoirs expressément attribués aux Assemblées d’actionnaires et dans la limite de l’objet social, il se saisit de toute question intéressant la bonne marche de la société et règle par ses délibérations les affaires la concernant. Article L 225-35 du Code de commerce) En exerçant ses prérogatives légales, le Conseil d’administration remplit une quadruple mission il définit la stratégie de la société ; – il désigne les mandataires sociaux chargés de gérer la société dans le cadre de cette stratégie et choisit le mode d’organisation (dissociation ou cumul des fonctions de Président et de directeur général) ; – il contrôle la gestion , – il veille à la qualité de l’information fournie aux actionnaires et aux marchés à travers les comptes ou à l’occasion d’opérations importantes.

Le gouvernement d’entreprise des sociétés cotées Afep- Medef octobre 2003, p. 7) 6 OF entre les administrateurs et les actionnaires ‘FA novembre 2005, p. 6) Concernant la responsabilité sociétale de l’entreprise, la loi prévoit que celle-ci soit prise en compte par les administrateurs (« Les administrateurs des sociétés cotées et la responsabilité sociétale de l’entreprise », FA 2007).

Les sociétés cotées doivent en particulier publier, dans le rapport présenté ? l’Assemblée générale, des informations sur la manière dont elles prennent en compte les conséquences sociales et environnementales de leur activité (Article L225-100 du Code de commerce) S’agissant des délégations et autorisations que le Conseil d’administration souhaite demander, à son énéfice, à l’Assemblée générale, il délibère de leur motivation, de leur pertinence ainsi que de leur utilisation (plus particulièrement concernant les augmentations de capital, les attributions d’options d’actions stocks options b) et d’actions gratuites, les rachats d’actions en vue notamment de permettre une estimation de la dilution potentielle liée à ces opérations). Le Conseil débat également des délégations qu’il accorde éventuellement à la direction générale. Propositions pour une meilleure relation entre les administrateurs et les actionnaires », IFA novembre 2005, p. 6-7) Il examine la politique de communication que la société adopte : il revoit et approuve, plus spécifiquement, les communiqués financiers contenant une information prévisionnelle.

En temps de crise et préalablement à toute diffusion, cette communication fait l’objet d’une attention toute particulière de la part des administrateurs, dans la mesure où leur consultation n’est pas inco OF et réactive. (« Propositions pour une meilleure relation entre les administrateurs et les actionnaires », IFA novembre 2005, p. 8) e Conseil d’administration s’implique dans la conception et le bon déroulement de l’AssembIée énérale et réalise un suivi de ses décisions. Il recherche les moyens de faciliter l’implication des actionnaires, notamment rexercice de leurs droits de vote. Propositions pour une meilleure relation entre les administrateurs et les actionnaires », IFA novembre 2005, p. 10) 1. 2. Le Conseil d’administration et les risques de l’entreprise Les administrateurs se préoccupent de la façon dont la société gère ses risques. Le rôle du Conseil d’administration n’est pas de réduire le risque à tout prix mais de définir un niveau maximal acceptable et de s’assurer que l’organisation, les procédures et la culture de a société lui permettent de gérer ses multiples risques de manière globale afin de ne pas dépasser ce niveau agrégé. Vade-mecum de l’administrateur IFA, p. lOO) Dans la détermination des grandes orientations stratégiques, le Conseil d’administration s’interroge sur les choix qui s’offrent à la société.

Il complète systématiquement cette interrogation par une analyse des risques qui y sont associés et intègre en permanence cette préoccupation dans les décisions qu’il prend ou qu’il approuve. Cette analyse pouvant s’avérer particulièrement complexe, les administrateurs se oncentrent sur les risques qui menacent le plus directement les avantages compétitifs de la société. Ils peuvent pour cela travailler à partir d’une cartographie qui permet de recenser et évaluer les principaux risques d’une organisation et de les résenter synthétiquement sous une forme hiérarchis cum de l’administrateur sous une forme hiérarchisée. Vademecum de fadministrateur », IFA, p. 03-104) nstitut Français des Administrateurs – mai 2007 8 Il convient donc au Conseil d’administration de s’assurer que : – la société dispose d’une organisation et de procédures adaptées ? la gestion des risques – le risque est effectivement pris en compte dans la réflexion et les décisions stratégiques , – l’information communiquée aux actionnaires leur donne une véritable compréhension des différents risques de la société. Vade-mecum de l’administrateur IFA, p. 1 01) Le Conseil d’administration incite ainsi la direction générale ? mettre en place un système de gestion des risques adapté aux spécificités de la société et à son activité. Périodiquement, par exemple tous les deux ans, le Conseil demande aux dirigeants de lui exposer sa politique de gestion des risques. Il ne se substitue pas à la direction mais il examine l’efficacité de l’organisation et les procédures existantes et s’assure que les failles éventuelles sont corrigées. (« Vade-mecum de l’administrateur FA, p. 02) En termes d’organisation, la fonction de gestion des risques (« risk management ») est explicitement confiée à un ou plusieurs membres de la direction générale. (« Vade-mecum de l’administrateur », FA, p. 103) ‘examen approfondi des risques peut être confié à un ou plusieurs Comités spécialisés. Le Comité d’audit peut examiner les risques financiers. Il est également ossible de créer un Comité des ris ues ou de mettre en place un Co e chargé de description des principaux risques et incertitudes auxquels la société est confrontée. (Article L 225-100 du Code de commerce) 1. 2. 3 Les missions du Conseil de surveillance La loi prévoit que le Conseil de surveillance exerce le contrôle permanent de la gestion de la société par le directoire. Article L 225-68 du Code de commerce) Les statuts de la société peuvent subordonner à l’autorisation préalable du Conseil de surveillance la conclusion des opérations qu’ils énumèrent. Toutefois, font bligatoirement l’objet d’une telle autorisation du Conseil de surveillance : la cession d’immeubles par nature, la cession totale ou partielle de participations, la constitution de sûretés ainsi que les cautions, avals et garanties. (Article L 225-68 du Code de commerce) A toute époque de l’année, le Conseil de surveillance opère les vérifications et les contrôles qu’il juge opportuns et peut se faire communiquer les documents qu’il estime nécessaires à l’accomplissement de sa mission.

Une fois par trimestre au moins, le directoire lui présente un rapport. Après la clôture de haque exercice, le directoire lui soumet, aux fins de vérification et de contrôle, son rapport ainsi que les comptes annuels et, le cas échéant, les comptes consolidés accompagnés du rapport de gestion y afférent. Le Conseil de surveillance présente à l’Assemblée générale ses observations sur le rapport du directoire ainsi que sur les comptes de l’exercice. (Article L 225-68 Comme le Conseil d’administration, le Conseil de surveillance s’implique dans la conception et le bon déroulement de [‘Assemblée énérale et réalise un suivi de ses décisions. Il recherche les 0 9