Conférence à Londres

Contexte Managérial Pour l’organisation d’une visioconférence à Londres, plusieurs tâches m’ont été confiées. En effet, je dois communiquer avec les anglais pour pouvoir obtenir les informations nécessaires afin de remplir différents formulaires. Contexte organisationnel : Ces visioconférences sont gérées par moi-même, assistante de direction via différents formulaires et à l’aide d’un outil interne à l’entreprise, E-logistic, qui permet de faire passer la demande de visioconférence. Avant chaque organisation, une demande d’informations concernant la salle de la réunion, le lieu, l’heure… oit être faite aux différents sites avec lesquels nous souhai avec Londres. Contexte relationnel dans le cas présent, or 2 Sni* to View • Composantes de la communication Acteurs : – S. B, assistante de direction en apprentissage V. L, assistante de direction et tutrice de S. B – F. G, assistante du service des ressources humaines – M. L, assistante du service financier • Enjeux Pour chacun des acteurs de cette situation, l’enjeu est informationnel. J’ai par ailleurs un enjeu identitaire : montrer mon efficacité et mes compétences. ?? Forme de la communication Communication orale et écrite (formulaires et mails) • Techniques et outils de communication utilisés Ecoute active (questions, reformulation) Prise de notes Ma tutrice et d’autres collègues m’lnforment de la prochaine visioconférence à organiser puis, je m’occupe par la suite d’envoyer un mail au contact de Londres en lui demandant de ien vouloir m’indiquer les informations manquantes sur les formulaires à savoir – Company – Country – City – Contact – phone and GSM – Email – Room name Phone room – Technician name Le mail d’origine est le suivant : « I am writing to you concerning the organization ofthe video conferencing of the 9 July 2012. n fact, some informations are missing so cannot complete the document enclosed. Could you please complete the party « Distant Location 2 » or « Distant Location 3 » quickly to finalize the request for he Videoconferencing between Paris-London. I am in your disposition if you need further informations at the phone Pour finir, je transmets ce formulaire à E-Logistic qui s’occupera des installations et qui s’occupera également d’effectuer des tests afin de savoir si tout a bien été mis en place pour le jour « j » Ce fut une stratégie de coopération pour les deux acteurs. Ce fut une communication efficace et enrichissante puisque les échanges se faisaient avec l’étranger ,j’ai pu mettre en pratique mon anglais.