RECUEILLIR CONSIGNES
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OUI ‘ORGANISATION CONCERNÉE Nom : CAPEB Languedoc-Roussillon Adresse : La Croix du Sud – 230, rue Saint-Exupéry – Zone Fréjorgues Ouest 341 30 Mauguio Activité : Union Régionale Syndicale rassemblement et l’unité du plus grand nombre d’artisans ainsi que les relations humaines. Elle cherche en permanence à faire connaître le statut social et économique des artisans. Les conditions de travail sont très agréables, un bon climat social est Installé dans l’organisation entre tout le personnel.
Plusieurs ituels existent dans l’entreprise dont le fait que chaque employé apporte des viennoiseries le matin et une fois par semaine le personnel déjeune ensemble à midi. Mon tuteur occupe le poste de Secrétaire Général, il a le plus haut statut hiérarchique après le Président mais n’a pas de lien de subordination direct avec le reste du personnel. Cependant, il reste le leader de l’équipe et son style de leadership est plutôt participatif. Il est très à l’écoute du personnel et fait toujours preuve d’empathie ce qui crée une ambiance de travail chaleureuse.
J’ai occupé le rôle d’assistant de du Secrétaire Général. Celui- ci étant régulièrement en déplacement, de nombreuses tâches sont déléguées aux employés et à moi-même que ce soit dans le classement, les paiements et l’accueil de collaborateur mais surtout dans la création d’une base de données dans cette situation. Contexte organisationnel : Tous les employés ont à leur disposition un ordinateur avec un accès à internet et l’intranet de l’organisation.
La communication au sein de l’organisation se fait à l’oral ou par mail. Dans le cadre de l’amélioration du réseau relationnel de l’organisation, le manager m’a demandé de concevoir une base de onnées commune à tous les membres de la structure. J’ai donc eu à collaborer avec mon manager, Thierry Marc ainsi qu’avec la chargée de mission, Céline Poujade pour rec 2 OF s collaborer avec mon manager, Thierry Marc ainsi qu’avec la chargée de mission, Céline Poujade pour recueillir leurs contacts.
Contexte relationnel Composantes de la communication Acteurs : Thierry Marc, Manager et Secrétaire Général Céline Poujade, Chargée de mission Moi-même, Assistant Lieu Bureau de Thierry Marc Durée : 15 minutes d’entretien Relation entre les acteurs . une relation de confiance est établie entre mon manager et moi. Nous nous entendons très bien et lorsque celui-ci est absent je suis très autonome et il ne se fait pas de soucis concernant la réalisation des tâches.
Céline, la chargée de mission est à mon écoute lorsque je rencontre une difficulté quelconque. Mon manager a un poste plus élevé dans la hiérarchie que Céline mais n’est pas son supérieur direct. Ils s’entendent très bien. Canal : Oral, en face à face. Enjeux • MOi : 3 OF s les acteurs Non verbale car mon manager fait beaucoup de gestes avec ses mains lorsqu’il donne des consignes Interne car elle s’est faite dans l’organisation
Formelle, Interpersonnelle, descendante (du manager à moi) et transversale (entre le manager et Céline) Techniques et outils de communication utilisés : Ecoute active, prise de note, logiciel Excel et Access, Intranet. LES STRATÉGIES DE COMMUNICATION MISES EN ŒUVRE * Relation des faits mettant en évidence la (les) stratégie(s) développée(s). J’ai été convoqué avec Céline dans le bureau de mon tuteur afin de recueillir les consignes pour cette mission.
Il s’agissait d’une stratégie relationnelle car lors du recueil des consignes pour la base de données, j’ai eu à prendre des notes t à faire preuve d’écoute active afin d’atteindre au mieux mon objectif. En effet, mon tuteur m’expliquant les consignes, j’ai utilisé plusieurs techniques de communication dont l’écoute active mais plus particulièrement le questionnement, la reformulation ainsi que le silence porteur. Il s’agissait également d’une stratégie de coopération car j’ai eu proposer avec Céline des idées afin de concevoir au mieux la base de données.
La collaboration avec mon manager ne s’est pas mise en place directement. En effet, j’ai tout d’abord analysé ses méthodes de travail et je me suis ensuite adapté au son style de direction e mon tuteur. Notre relation était au début uniquement hiérarchique et il ne me donnait s de grandes taches et restait concentré sur le travail do adapter très vite et 4 OF S donc été très satisfait de ces qualités dont j’ai fait preuve car il est souvent en déplacement.
Lors de ces déplacements, j’étais souvent seul dans les locaux et afin de le rassurer, à la fin de la journée, je lui envoyais un mail faisant le bilan du travail de la journée. Il a trouvé que ce bilan était un bon réflexe et a apprécié cette qualité d’assistant qui est de rendre compte. Au fur et à mesure du stage il m’a donc donné plus de esponsabilités et a eu totalement confiance en moi, notre relation a donc évolué. Pour conclure, la base de données a été réalisée avec succès et comprenait plus de 3000 contacts.
L’ÉVALUATION DE LA RELATION Évaluation de la communication, de son efficacité professionnelle Le stage m’a apporté beaucoup plus de confiance en moi que ce soit au niveau social ou professionnel. J’ai toujours été efficace dans mon travail et j’ai su gérer mon temps. Le travail était toujours rendu dans les délais, j’ai acquis plusieurs compétences d’assistant que ce soit dans l’écoute, la gestion du temps ou la ollaboration avec mon manager.