RApport de stage IS

PLAN Introduction l- périmètre fonctionnel du projet Netphos A- Finance et comptabilité B- Gestion de la maintenance et de la logistique ll- Description des procédures de saisie du module AP A- Fournisseurs 1- Création et mo 2- Consultation de facturation or 19 Sni* to View nextÇEge nisseurs B- La 1- Saisie et ventilation des factures Validation et annulation des factures 2- 3- Rapprochement d’avoir et d’acomptes avec des factures Blocage des factures 4- C- Règlement des factures 1- Création des règlements de factures 2- Centralisation des écritures sur GL Ill- Description des procédures de saisie du module AR

A- Les clients B- Les mouvements d’immobilisations 1- Assurance d’immobilisations 2- Maintenance d’immobilisations G- Consultation 1- Consultation des immobilisations 2- Consultation sur l’historique des transactions V- Description des procédures de saisie du module PO A- La demande d’achat 1- Saisie de l’entête de DA 2- Saisie des lignes de DA 3- Création d’une DA liée à un Ordre de Travail de EAM 4- Actions de contrôle d’une DA 5- Regroupement de DA et Génération AO B- L’appel d’offre C- La proposition de prix D- La commande Vl- Description des procédures de saisie du module Inventory

VII- Description des procédures de saisie du module GL A- Pièce comptable 1- Saisie pièce 2- Action sur une pièce B- Pièce particulière 1- Pièce répétitive 2- Pièce statistique 3- Répartition haut volume remplacer à terme toutes les applications de l’ancien système. Ce choix était justifié par trois aspects : fonctionnel, économique et technique.

Fonctionnels : Le système Netphos a permis : l’élargissement du périmètre fonctionnel du Système d’Information en intégrant des fonctionnalités avancées au niveau des traitements qu’au niveau de l’analyse des données et des tableaux de bord ; a mise en place de fonctionnalités avancées telles que les prévisions, une souplesse d’utilisation et de disponibilité des informations. ?conomiques : Le système d’information a engendré : l’adoption d’une solution informatique centralisée qui assurera une réduction du coût de maintenance du système. le gain en productivité : qui se traduit par Poptimisation du flux d’informations échangées, la réduction du temps des délais de traitement et la fiabilité d’informations. Techniques : Le projet vise à aboutir à un Système d’Information caractérisé par : l’intégration et l’unicité des données ; ‘évolutivité et l’adaptabilité maximales ; la facilité de la maintenance. es clients (module AR : Account Receivebale); La gestion des immobilisations (module FA : Fixed Assets) ; La comptabilité générale et analytique (module GL : General Ledger). La refonte du domaine Gestion des maintenances et de la logistique couvre les quatre axes suivants : La gestion du processus d’achat (module PO : Purchasing Order) ; La gestion des stocks (module INV : Inventory) ; La gestion du budget d’investissement et de gros travaux (module PA Project Accounting) ; La gestion de la maintenance (module EAM : Entreprise Asset Management).

Le graphique ci-après relate les différentes interactions entre le module central (GL) et les modules auxiliaires : Flux inter modules d’Oracles Applications Ces interactions sont PAGF OF lg ar les mouvements module AP La comptabilité des fournisseurs dans Oracle AP (Account Payable) se concentre sur quatre volets principaux : les fournisseurs , les factures les règlements ; la comptabilisation. Chaque volet permet d’accéder à l’information facilement, de visualiser les résultats dans un format bien défini et de lancer l’action appropriée de manière sélective.

La gestion des fournisseurs dans Oracle AP regroupe la gestion e toutes les entités auprès desquelles on peut acheter des biens ou services, notamment les fournisseurs (individus ou sociétés), les employés dont on rembourse les notes de frais, les administrations fiscales et autres. Oracle AP permet de centraliser les informations fournisseur sur une source de données unique et partagée par l’ensemble des utilisateurs du système.

Lorsqu’on définit un fournisseur qui opère à partir de plusieurs lieux, on mémorise une seule fois les informations spécifiques à l’entête. Par là même, on définit les sites fournisseurs pour chaque lieu qui sont nécessaire pou effectuer les règlements, les chats et les appels d’offres. 1- Création et modification des fiches Fournisseurs Le système permet de créer et d’ajouter des informations liées aux fournisseurs.

Ces données portent sur les adresses, sur l’affectation de fonction économique, les contacts, les comptes bancaires, les modes de paiement les numéros de téléphone et les relations pour chaque PAGF s OF lg dans le référentiel afin de Répondre rapidement aux interrogations concernant un fournisseur ; Visualiser, sans mettre à jour, les informations les plus récentes ; Consulter les coordonnées bancaires, l’adresse et le contact d’un ite fournisseur etc..

B- La facturation La fonction « Saisie et ventilation » permet de saisir : les informations de base de la facture obtenues d’un fournisseur suite à une transaction commerciale d’achat de biens matériels, de fournitures ou de prestations de service ; la ventilation de la facture pour affecter le montant total de la facture à divers comptes de dépenses ou d’immobilisations. Pour pouvoir traiter une facture, il faut s’assurer au préalable que la fiche fournisseur existe dans le « référentiel fournisseurs ». 2- Validation et annulation des factures

Avant de régler ou d’imputer une facture (y compris les acomptes), on doit la soumettre à la validation. La fonction « Valider » valide les informations de rapprochement, de TVA, de statut de période, de taux de change et de ventilation pour les factures à saisir et applique automatiquement des blocages aux factures à problème. La fonction « Annulation » ne concerne que les factures non encore payées ou qui présente un litige. Si une facture présente un blocage qui empêche son imputation, il faut lever ce blocage avant de pouvoir l’annuler. 3- Rapprochement d’avoir et d’acomptes avec des factures

PAGF lg factures afin de pouvoir déduire les montants avancés au fournisseur (ou reçus de sa part) et ne régler que le solde dû. 4- Blocage des factures Cette fonction permet d’empêcher un règlement et, éventuellement, d’empêcher l’imputation d’une facture en lui appliquant un ou plusieurs blocages. Pour empêcher le règlement d’une facture, trois types de blocages sont disponibles: – Blocage fournisseur – Blocage de facture – Blocage échéancier de paiement. Cette fonction permet de régler les factures des fournisseurs, ? condition qu’elles aient été saisies, approuvées et non annulées ou bloquées.

La devise de règlement doit correspondre à la même devise des factures à payer. La centralisation des écritures sur GL permet de transférer la comptabilisation des écritures de Oracle AP vers Oracle GC Pour centraliser les écritures sur CL, il suffit de lancer à partir du menu, la fonction Autre N Demandes Lancer. Remarque : Oracle AP permet l’annulation d’un règlement déj? enregistré. Il permet également de rechercher les règlements effectués et d’avoir un aperçu sur les factures réglées.

III- Description des procé du module AR PAGF 7 OF lg système permet de saisir de nouvelles informations clients ou de odifier les données existantes. II assure la saisie de plusieurs adresses ou sites, l’affectation des fonctions économiques et présente le détail des personnes à contacter, des comptes bancaires, des modes de paiement, des numéros de téléphone et des relations pour chaque client. La saisie des mouvements se consacre à l’ajout des factures, des notes de débits et à la mise à jour des mouvements déj? existants.

C- Les règlements Les informations sur le règlement sont saisies manuellement, y compris le numéro du règlement, la devise, le montant, la date GL et la date de règlement. La date GL est, par défaut, la même que la date de règlement. Si la date de règlement n’est pas incluse dans une période ouverte, Oracle AR modifie la date GL qui devient la date de fin de la période ouverte la plus récente. *Annulation des règlements : Les règlements peuvent être annulés suite à un défaut de paiement ou des erreurs de saisie.

Le système autorise l’annulation de règlements imputés sur Oracle GL et des règlements associés à une période fermée. *Remise en banque : Le système permet d’assurer le suivi des règlements par traites, de remettre un effet à l’escompte avant sa ate d’exigibilité (un effet remis à l’escompte est un effet cédé ? la banque contre règlement). D- Les recouvrements Oracle AR permet la ge rents types de fiche récapitulative des informations sur les comptes clients. Ces informations contiennent les rubriques suivantes Client : pour consulter les Informations sur le client et pour faciliter la prise de décision.

Correspondance : afin de visualiser les détails relatifs aux appels client, aux lettres de relance et aux relevés. Appels : pour visualiser et enregistrez les informations détaillées sur les appels clients, les sujets abordés et les actions entreprises. Aperçu de compte : pour visualiser des informations générales et des informations statistiques sur les mouvements pour des périodes déterminées. Détails du compte : afin de visualiser les informations détaillées sur les mouvements d’un compte client. Balance âgée : la base âgée est une balance détaillant tous les clients auxiliaires.

Détails compte : le détail compte permet la consultation des détails du statut d’un client tout en incluant les mouvements et les soldes de compte. Appels clients : lorsqu’un compte ou un règlement client pour un mouvement particulier est échu, on peut contacter le client ar téléphone et utiliser la fonctionnalité Appels client pour enregistrer le résultat de la conversation. Contacts clients : Cette commande permet la consultation de l’historique des contacts clients et la saisie des informations des nouveaux appels. Echéancier : l’échéancier est utilisé pour consulter les actions de suivi.

Les données trouvées dépendent des critères de sélection utilisés. IV- Description des procé e du Module FA gestion des immobilisations qui permet de gérer de façon optimale les Immobilisations en fonction des impératifs et des besoins. Ce module prend en charge les immobilisations otamment en ce qul concerne : La création des immobilisations au fur et à mesure de l’exécution des programmes d’investissements Les opérations liées à l’amortissement des immobilisations La gestion des immobilisations proprement dite (Inventaire, Transfert, reclassement… La visualisation et l’édition des états de sortie des différents traitements A- Saisie manuelle des immobilisations 1- Acquisition express L’acquisition express est utilisée pour saisir manuellement et rapidement les informations essentielles des immobilisations. Ces dernières seront saisies dans la fenêtre Acquisitions express. Et les autres informations découleront des valeurs par défaut de la catégorle d’immobilisation, du livre comptable et de la date de mise en service. – Acquisition en détail L’acquisition en détail est utilisée pour saisir manuellement des immobilisations complexes que le traitement Acquisition express ne peut pas traiter, telles que : Les sous composants d’immobilisations ; Les immobilisatlons à plusieurs affectations ; Les immobilisations auxquelles ne s’appliquent pas les règles damortissement par défaut (définies dans la catégorie et dans le livre) ; Les immobilisations acquises en crédit-bail.