Formation Projet Cahier Des Charges
B
Le produit final est destiné à une utilisation strictement réservée à la société AFS. Comme l’objectif est de répondre explicitement aux exigences de la société AFS elle peut être incompatible avec les besoins d’un utre client. 2. 2 Contexte et objectifs Ce projet représente une première tentative de modélisation du fonctionnement de la société AFS, d’où la nécessité d’une étude approfondie de leurs méthodes.
Par conséquent, les objectifs primaires du projet sont l’étude en détail du système, l’identification des besoins et leur analyse, et enfin une spécification de la future application. L’objectif est donc de produire un cahier des charges fonctionnel validé, une spécification complète, et un modèle de base de données. Le formalisme employé devra être suffisamment xplicite pour être reprise par une autre équipe qui aura en charge le développement de l’application voulue.
Quelques exemples d’application prototype sont fortement souhaitables afin de valider les spécifications (proof of concept). 2. 3 Enoncé du besoin Le but principal du futur logiciel est d’assister la gestion des formations au sein de AFS. Il doit être le plus ergonomique possible, mais pouvant répondre à toutes les demandes de la société. L’application doit permettre de gérer des activités multiples comme . ffectuer des propositions de formations destinées aux sociétés clientes de AFS, rganiser des sessions d’évaluation du niveau, mettre en place des formations, répondre aux besoins mat répondre aux besoins matériels au cours d’une formation, organiser et modifier les planifications des professeurs et les occupations des salles, organiser et suivre des cours en une langue donnée pour une formation, organiser et suivre des hébergements de stagiaires au cours d’une formation, organiser et réaliser des activités culturelles au sein d’une produire un bilan pédagogique pour chaque stagiaire ayant suivi une formation, effectuer une évaluation de la formation par les stagiaires qui l’ont suivie, ffectuer une évaluation pédagogique des stagiaires par le professeur enseignant, organiser et réaliser des séminaires.
En outre, l’application doit pouvoir aider le travail de comptabilité en assurant les services suivants : transmettre à un logiciel de gestion commerciale les informatlons permettant d’établir les facturations des services procurés par AFS à leurs clients. Transmettre à la comptabilité les éléments permettant de calculer les salaires des professeurs, Transmettre à la comptabilité les éléments permettant de rémunérer les familles d’accueil qui ont hébergé des stagiaires, roduire un bilan financier, importer et exporter des données du logiciel de comptabilité EBP. Pour organiser toutes les informations du système, une base de données doit être construite.
Le logiciel doit permettre aux professeurs enseignant de rentrer des informations à propos du suivi des cours, mais en limitant leur accès à la base de don gérer ce problème, *AGF 3 rl,Fq gérer ce problème, l’application doit être divisée en deux parties Application générale : la base de données sera intégrée dans cette partie. Elle doit pouvoir fournir tous les services cités ci- dessus. Les utilisateurs seront le directeur, l’administrateur et éventuellement le comptable. Les professeurs n’auront aucun accès à l’application générale. Ensemble de formulaires électroniques : doivent permettre aux professeurs de communiquer les informations nécessaires sans accéder à la base de données. Ces formulaires doivent être fonctionnels sous MS-Excel et pouvoir générer un fichier contenant les informations rentrées.
Ensuite, ce fichier doit être transmis (par voie électronique ou par disquette) ? l’adminlstrateur qui est autorisé d’enregistrer les informations y contenues dans la base de données. Le directeur, l’administrateur et le comptable ne se serviront pas directement de ces formulaires. 2. 4 Environnement Le futur produit est destiné à être exploité sous un environnement Windows. Sachant que l’application est divisée en deux parties, nous avons deux types d’utilisateurs. Le premier type d’utilisateurs a le droit de manipuler Papplication générale – ce sont l’administrateur, le directeur et le comptable qui ne sont pas informaticiens. L’administrateur utilisera le logiciel quotidiennement. L’application fonctionne sous MS Acces, qui permet de manipuler une base de données et d’utiliser es macros écrits en langage VB.
L’ordinateur sur lequel va être installée l’application principale doit répondre aux exigences suivantes Système d’exploitation : Windows, Mémoire vive : 64 mégaoctets, Capacité de stockage exigences suivantes Capacité de stockage sur le disque dur : suffisante pour supporter une base de données de taille moyenne, Outils nécessaires : MS-Access et MS-Excel, Périphériques nécessaires : imprimante. Le deuxième type d’utilisateurs est l’ensemble des professeurs qui ne sont pas informaticiens. Ils ont accès à la partie secondaire e l’application, c’est à dire les formulaires électroniques et n’ont pas accès à la partie générale. Ces formulaires fonctionnent sous MS-Excel et génèrent un fichier contenant les informations fournies. L’installation de l’application générale sur les machines utilisées par les professeurs n’est pas nécessaire.
L’ordinateur sur lequel les formulaires vont être ouverts et compétés doit avoir au minimum les caractéristiques suivantes : Mémoire vive : 32 mégaoctets, Capacité de stockage sur le disque dur : un minimum de place afin d’enregistrer les fichiers Excel contenant les formulaires, inon le travail peut être effectué directement sur une disquette, Outils nécessaires : MS-Excel, Périphériques nécessaires : lecteur de disquettes. 3 Expression fonctionnelle du besoin 3. 1 Fonctions de service Une formation est composée de plusieurs différentes étapes que nous pouvons séparer en six tâches principales. Nous allons décrire les fonctions pour chacune de ces six activités.
Le lecteur est vivement conseillé de consulter le fichier contenant les dlagrammes SADT et le fichier contenant leurs explications. Nous allons considérer que toutes les fonctions sont principales ulsque nou explications. Nous allons considérer que toutes les fonctions sont principales puisque nous n’avons pas de contraintes de coûts ou de délais sachant qu’il s’agit d’un projet de stage. Donc, les fonctionnalités que nous allons decrire dans ce paragraphe sont nécessaires pour le bon fonctionnement du futur logicie . 3. 1. 1 EVALUER La première étape est l’évaluation du niveau en une certaine langue enseignée par les professeurs travaillant à l’AFS.
Il existe deux types d’évaluation : évaluation avant et à la fin d’une formation. Dans le premier cas, elle peut donner suite à une roposition de formation adressée à la société dont les employés ont passé cette évaluation. Elle peut aussi ne pas avoir de suite, SI par exemple, la societé n’a demandé qu’une évaluation ou bien a refusé la proposition. Dans le second cas, l’évaluation est appliquée à tous les stagiaires qui ont suivi une formation. Ceci est l’évaluation des niveaux finaux des stagiaires. Une évaluation consiste à appliquer la méthode de tests de AFS, ensuite corriger les copies de ce test, et enfin répertorier les résultats.
Le logiciel doit intervenir à plusieurs endroit au cours de a phase d’évaluation : Choix de professeurs en fonction de leurs disponibilités, permettre aux professeurs de communiquer les notes ? l’administrateur en utilisant la partie secondaire de l’application, c’est à dire les formulaires électroniques, Permettre à l’administrateur de valider les notes de l’évaluation, Saisie de notes externes par l’administrateur, c’est à dire des notes qui proviennent de tests autre que le test de AFS, Enregistrer les notes dans la base de données proviennent de tests autre que le test de ABS, Enregistrer les notes dans la base de données de I ‘application générale. A la sortie de cette tâche, nous avons les niveaux des particpants à l’évaluation et sa description au cas où elle serait facturée. 3. 1. 2 PROPOSER Ceci est la seconde étape qui permet de définir une proposition de formation qui sera adressé à une société cliente.
La proposition suit toujours l’étape d’évaluation des niveaux. Elle consiste à déterminer, en fonction des niveaux et des besoins en langue des futurs stagiaires, des cours appropriés. Le logiciel dolt pouvoir aider la préparatlon d’une proposition et permettre d’imprimer sa description. Les services qu’il doit fournir ont • Consulter les notes des stagiaires, Offrir un formulaire pour compléter une proposition, Imprimer une proposition. A la sortie, le type du cours, les tarifs des professeurs et les autres coûts autour de la formation doivent être définis. 3. 1. 3 ORGANISER Cette tâche consiste à organiser une formation et toutes les activités qui y sont liées.
Ceci est une étape qui permet de préparer toutes les fiches qui seront utilisées au cours de la formation. Ces fiches sont pré-remplies avec les informations initiales et seront entièrement complétées lors de la réalisation e la formation. En terme d’organisation de la formation, le logiciel doit permettre de : Mettre en place une formation en préparant des fiches de suivi des opérations et d’auto-évaluation des stagiaires, Ader à déduire les besoins en matériels pédagoglques en fonction du matériel existant, Définir, en fonction de des disponibilités, un professeur qui matériel existant, Définir, en fonction de des disponibilités, un professeur qui va assurer les cours, Déterminer l’occupation des salles.
L’application doit pouvoir aider à [‘organisation des cours de la formation en préparant : Une fiche de suivi des absences des stagiaires qui est remplie au cours de la formation, Une fiche de suivi pédagogique, Les instructions pour le responsable pédagogique et les professeurs. Au cours d’une formation, il peut y avoir des stagiaires qui doivent être hébergés chez des familles d’accueil. Le logiciel intervient aux endroits suivants : Choisir une famille, en fonction des disponibilités, de la période d’hébergement, le régime alimentaire du stagiaire à héberger, Préparer une fiche pré-remplie de suivi d’hébergement qui sera complétée au fur et à mesure de Pavancement du séjour du tagiaire hébergé.
Autre point qui peut intervenir au cours de la formation est une activité culturelle. Donc, le logiciel doit pouvoir assister l’organisation d’une activité culturelle. Les services qui doivent être assurés sont : Permettre au professeur qui réalise l’activité culturelle de communiquer les informations la concernant à l’administrateur ceci doit être passible en utilisant un formulaire électronique. A la fin de cette étape, tout ce qui nécessaire pour réaliser la formation doit être prêt. 3. 1. 4 REALISER Cette tâche permet de suivre la formation et le reste des activités ui en font partie. C’est Ici que les fiches créées dans l’étape précédente sont remplies.
Le logiciel doit fournir les services suivants : Permettre au professeur enseignant de suivre et communiquer les absences et le services suivants : les absences et le progrès pédagogique en remplissant les formulaires électroniques correspondants, Gérer les absences des professeurs, Gérer l’absence d’un stagiaire pour un cours particulier, De plus, le logiciel doit assister la suivi des autres activités : Hébergement, Activités culturelles. 3. 1. 5 EXPLOITER La formation peut être exploitée de deux manières différente : financièrement et pédagogiquement. Dans le premier cas, le logiciel dot fournir les services sulvants Calculer les salaires des professeurs et la rémunération des familles d’accueil, Importer des données financières dans le logiciel de comptabilité EBP, Exporter des données du logiciel EBP, Assister le virement des salaires, Effectuer la facturation des clients, Imprimer des factures clients.
Dans le second cas les servlces nécessaires sont : Effectuer un bilan pédagogique pour chaque stagiaire ayant participé à la formation, Effectuer une évaluation pédagogique en fonction des données pédagogiques fournies, Imprimer les deux documents précédents. 3. 1. 6 CONCLURE La dernière étape est la conclusion qui permet de mettre fin à la formation et d’effectuer les derniers traitements afin de produire un dossier financier qui sera stocké dans les archives de AFS Les buts de l’application sont de . Aider à suivre le règlement des factures, Produire et imprimer le bilan financier. 3. 2 Contraintes MS-Excel doit être utilisé p *AGF g rif q les formulaires MS-Excel doit être utilisé pour fabriquer les formulaires