Communication professionnelle
A+
Le cadre et la communication H. Mintzberg (1973) 10 5 Distribution du nombre d’activités Réunions programmees Appels téléphoniques 24 % Réunions non Travail de bureau 2 Cobjet : ce qui motive la rédaction • Le contexte contraignant : l’entreprise (son intérêt, sa politique), le type de relations qui s’est instauré entre elle et le correspondant, Ihistorique de ces relations ; • Le (ou les) objectif(s) : informer, proposer, confirmer un accord.. 0 La lettre normée Dans la pratique les entreprises adoptent des solutions qui peuvent ne pas être pleinement conformes à la norme existante pour donner eur courrier un caractère qui leur soit propre Norme AFNOR Z 11-001 : Établie par IAssociation Française de Normalisation (AFNOR, juillet 1982). 21 Modèle selon La norme NF Z 11 22 11 – 001 Modèle d’enveloppe selon la norme NFZ 11 – 001 23 Le format et la mise en page • Réalisée sur du papier de format A4 ou AS ou ASL et doit respecter les contr 3 constituants 26 13 Les notes • Des écrits à caractère interne • Classées en deux catégories : 1. es notes « de service » : circulent verticalement, de façon descendante ou horizontalement 2. les « autres » notes : circulent verticalement elles ussi mais souvent de façon ascendante (d’un échelon subalterne vers un échelon supérieur). 27 Les notes de sen’ice La note d’instruction La note d’information • Communique des ordres, des consignes. • Communique des décisions, des événements, des informations • A un caractère impératif. • Traite un seul objet. • A généralement plusieurs destinataires • Traite un seul objet • Est courte • Est courte. 8 14 4 Un compte rendu présentant un caractère officiel et obligatoire 32 16 Le procès-verbal • Sert à consigner la discussion et le document ainsi créé a force de loi Toute personne ayant assisté à la réunion reçoit une copie du PV, qui résume les points suivants : Objets de la discussion Suggestions Objections Décisions Accords 33 Les PV précédents • Constituent des moyens de preuve ; • Servent de supports pour les séances suivantes ; • Fournissent des informations aux personnes n’ayant pu assister à la séance ; • Servent de documentation pour les prochains travaux de réflexion et les futures décisions. 4 17 S de questions en suspens est ajoutée en annexe. Réunions de travail Réunions associatives Représentations d’employés Réunions de la direction Réunions de responsables de services, Etc. De décision (choisi car rationnel) Les résultats, décisions et tâches attribuées sont consignés fidèlement, de manière claire et succincte. Les décisions doivent pouvoir être survolées à tout moment.
En revanche, la toile de fond qui sous-tend une décision n’est pas présentée. Le délai des tâches ou des mandats à exécuter doit être indiqué (ainsi que rexécutant et l’objet). Une liste de questions en suspens clairement structurée doit également être fournie. Réunions d’entreprise Réunions du comité directeur Concertations sur des projets De négociation Donne un aperçu du déro S pas, de la négociation Qui est concerné ?
Qu’est-ce qui doit être fait ? Quand ? En combien de temps ? 38 19 Le compte rendu • Document interne l’organisation ou à au groupe de personnes • Peut avoir un ou plusieurs destinataires • Le rédacteur n’exprime jamais son avis personnel ou ses prises de position : – Rendre compte des paroles, des faits, de façon synthétique – Le plan suit l’ordre du Jour 39 Michelle FAYET, p. 2 40 Le compte rendu de réunion • Relate avec exactitude et (ou le rapport) de visite de clientèle • A pour but d’informer le supérieur hiérarchique des onditions dans lesquelles s’est réalisée la visite, des points abordés au cours de l’entretien, des propositions émises et des décisions prises • La rédaction doit être courte, précise et complète • Le rédacteur peut émettre un avis personnel : c’est le « rapport de visite » • A généralement un seul destinataire et circule verticalement, de bas en haut Le rapport • Étudier une question ou un problème • Plan (ex. : mission, problème, analyse, propositionssolutions 45 e rapport : outil d’aide • Document à usage interne : communication ascendante.