Cas conduite de projet Atelier Repro 3

Vous êtes l’assistant du responsable du service des moyens généraux du siège d’un établissement public. Le service des mayens généraux comprend trois ateliers : courrier, reprographie et maintenance. Chacun de ces ateliers est théoriquement piloté, au quotidien, par un animateur d’équipe. Les animateurs d’équipe ont des profils de techniciens qui, en fait, sont peu impliqués dans le management. Ils souhaitent plutôt se fondre dans les équipes et ne pas assumer d’autres tâches que techniques.

Conséquence de cela, tous les problèmes remontent rapidement au responsable es moyens généraux, qui essaie alors de les traiter. Vous êtes chargé de différentes tâches de gestion pour le compte des trois ateliers : L’élaboration des pla Ing or4 La gestlon des achat oui Le suivi des prestatai La gestion des congé to nextÇEge ‘activité Is) L’organisation et le suivi des ditt rentes reunions Le service de reprographie est constitué d’une équipe de cinq personnes dont l’animateur d’équipe.

Le statut de ce dernier reste, malgré ce titre officieux d’animateur d’équipe, celui d’un agent d’exécution. Il bénéficie toutefois d’une prime xceptionnelle de fin d’année censée prendre en compte la charge de travail supplémentaire que représente l’anmation de l’équipe. Cette prime est normalement modulée en fonction des performances de l’agent. L’atelier ne semble guère attirer les vocations et les agents ne restent jamais très longtemps (pas plus d’un an et demi en moyenne).

Les postes y sont souvent vacants (actuellement un poste sur un effectif budgétaire de cinq). A l’exception de t trois machines, relativement anciennes, et d’ailleurs souvent en panne (elles sont mal suivies par le prestataire chargé de a maintenance), le parc est très récent avec notamment deux machines livrées dans les deux derniers mois : une pelliculeuse (qui enveloppe d’un film plastique transparent les lots de feuilles photocopiées) et une photocopieuse programmable, qui fait également trieuse, agrafeuse et relieuse.

Pour l’instant, ces machines ne sont utilisées que par deux agents… Les autres n’osent pas y toucher par peur de faire des fausses manipulations risquant de provoquer des pannes (c’est arrivé à fun d’entre eux, qui à voulu se lancer sans aide la semaine dernière). our faire face à une charge de travail accrue dans les semaines à venir (la période des élections des représentants du personnel approche et Patelier de reprographie va être chargé de l’impression de tous les documents), il a été décidé de recruter du personnel en CDD.

Deux nouveaux collègues arrivent donc la semaine prochaine. Cela tombe relativement mal car l’animateur est justement en vacances cette semaine-là et les deux agents qui seront présents n’ont chacun que quelques mois d’ancienneté à leur poste. Enfin ils se débroullleront comme tous les autres se sont jusqu’ici ébrouillés. L’ambiance dans le service n’est pas au beau fixe : les commandes affluent, les délais exigés par les clients internes sont de plus en plus serrés et les récriminations (sur la qualité des prestations et sur les délais) s’accumulent.

Alors que le responsable des services généraux ne suit que d’assez loin l’activité de l’atelier reprographie, il ne se passe désormais pas une semaine sans qu’il n’intervienne pour sermonner l’équipe suite à une p PAG » OF d se passe désormais pas une semaine sans qu’il n’intervienne pou ermonner l’équipe suite à une plainte de client interne. Une grosse partie des plaintes est liée aux délais dépassés : les agents s’engagent sur des délais de remise de travaux qu’ils ne respectent que rarement.

Ils jugent qu’ils sont trop peu nombreux pour faire le travail et demandent régulièrement des renforts. En pratique, la productivité ne semble pas toujours au rendez- vous : travail recommencé plusieurs fois suite à des erreurs de programmation de machine, gestion des commandes en fonction de leur arrivée et sans prise en considération des priorités…

Par ailleurs, de plus en plus de responsables de service s’étonnent de se voir « facturer » des prestations qu’ils n’ont pas commandées (Il existe un système de facturation interne qui permet d’imputer sur le budget des services, les prestations fournies par un service tiers). Pourtant une procédure de commande existe, mais les bons de commande sont souvent remplis trop rapidement et rarement visés par un responsable de sen,’ice. Autre motif d’insatisfaction des clients : le papier utilisé depuis deux mois par ratelier.

Croyant « faire une affaire votre rédécesseur avait commandé un stock très important de papier à très bas prlx. Celui-ci s’est révéle inutilisable dans les machines puisqu’il provoque systématiquement des bourrages. Les agents se sont plaints au responsable des services généraux qui, après avoir rapidement étudié la question, a décidé que les stocks devaient malgré tout être écoulés. Il a recommandé aux agents d’être plus soigneux lors de l’introduction du papier dans la machine et de se tenir à côté des machines en permanence pour pouvoir réagir à la moindre ano