cahier de charge

Cahier des charges Informatisation de la gestion des rendez-vous patient Ce document contient des explications qui se présentent sous forme de paragraphes en bleu italique. Voir page suivante le mode d’utilisation de ce document.

Le périmètre et les objectifs du présent cahier des charges- type ont été cadrés lors d’un comité de pilotage auquel étaient conviés : – la DGOS (Ministère de la Santé), – les Fédérations hospitalières, – la Haute Autorité de Santé, – des membres du co Le présent cahier de comité de lecture co pilotage et de l’ASlP S leurs commentaires tient particulièrement or75 Sni* to se et validé par un res du comité de ants ont apporté ation. L’ANAP remercier, pour leur participation à la relecture, la correction et la reformulation des exigences, les personnes suivantes : Mme Anne-Laurence Archer-Touvier (DGOS), – M.

Jean-François Goglin (FEHAP), – M. Bruno GROSSIN (ASIP Santé), – M. François MACARY (ASIP santé). Ce document a été également lu par les éditeurs de logiciel, qui ont exprimé leur avis consultatif. Ce document-type a été élaboré sous la responsabilité d’Yves Constantinidis (Anap), avec la participation active de Patricia Colonnette et Nathalie Picquet (Bull). II constitue le premier volet du bloc fonctionnel « Planification » et sera complété par une version dite « avancée Il répond en priorité, pour ce premier volet, aux besoins des votre établissement, sous votre responsabilité.

UTILISATION DE CE DOCUMENT Ne pas supprimer les titres premier et 2ème niveau. S’ils sont vides, indiquer éventuellement « sans objet » dans le paragraphe correspondant. Ceci, pour des raisons de maintenabilité du document. ADAPTATION DU CAHIER DES CHARGES En fonction de l’objectif visé et du périmètre pressenti, il est possible de n’utiliser qu’une partie de ce cahier des charge-types, u de réutiliser des parties de plusieurs cahiers des charge-types, pour composer un cahier des charges adapté.

DROITS D’AUTEUR Ce cahier des charges-type peut être librement et gratuitement utilisé par les établissements de santé, en citant leurs sources. L’ANAP a acquis les droits d’utilisation du modèle Volere pour l’ensemble des établissements de santé. La phrase suivante doit être conservée telle quelle : Nous reconnaissons que ce document utilise des éléments soumis au copyright, provenant du Modèle de cahier des charges Volere. Copyright C 1995 – 2007 the Atlantic Systems Guild Limited Le cahier des charges doit comporter le nom du rédacteur et la date.

Adapter le paragraphe suivant aux procédures en vigueur dans votre établissement. Ces spécifications ont été rédigées par XXX le XYJXWXX Remplacer le logo ANAP par le logo de votre établissement. Juste avant publication du cahier des charges, supprimer tout texte d’explication (en bleu italique). Table des matières Concept et objectifs du projet4 Contraintes externes 11 Exigences fonctionnelles21 Exigences non fonctionnelles 44 Exigences liées au projet63 OF Concept et objectifs du projet 1.

Finalité du projet 1 . a. Contexte métier du projet 1 1. préambule L’objet de cette section consiste à préciser le pourquoi de cette consultation et quelles en sont les grandes lignes. À titre d’exemple : Dans le cadre de la refonte de schéma directeur du système d’information, le [Centre Hospitalier X] souhaite procéder au remplacement de son logiciel de gestion des rendez-vous. En effet, l’application actuellement utilisée n’est plus satisfaisante pour des raisons d’obsolescence technique et ergonomique.

Les grandes fonctions à informatiser sont les suivantes : Paramétrage du système, Planification des rendez-vous, Consultation des agendas. 1 . a. 2. Objet de la consultation Cette section décrit le contenu de la consultation au sens « administratif du terme. Pour les établissements soumis au code des marchés publics, c’est ce contenu que l’on retrouve dans les différents composants du DCE (Dossier de Consultation des Entreprises) : Règlement particulier, CCAP, CC TP ou Programme Fonctionnel selon le type de consultation. ? titre d’exemple : Le marché est passé sous la forme d’un marché unique décomposé comme suit : Progiciels Acquisition de licences d’utilisation du progiciel de gestion des endez-vous. Acquisition de licences d’outils techniques associés (le cas échéant). Demi-lnterfaces avec les progiciels existants. Pré-requis demi-interfaces des progiciels tiers existants. Installation / paramétrage / assistance à la mise en place. Reprise des données exist PAGF 3 OF du (ou des) serveur(s) applicatif(s) et pré-requis techniques (réseau, poste de travail, imprimantes).

Maintenance (engagement sur 5 ans). Serveurs Acquisition de serveurs pour mettre en place la solution du Lot no Prestations de mise en place Transfert de compétences. Extension de garantie / maintenance. Base de Données Acquisition d’un outil de gestion de base de données pour mettre en place la solution du lot 1. prestation de mise en place Maintenance. 1 . a. 3. L’établissement de santé Il s’agit ici de présenter l’établissement et ses principales caractéristiques.

Détailler les items les suivants – Dimensionnement de l’établissement de santé (nombre de lits et places). – Découpe en établissements géographiques (le cas échéant) – Découpe en pôles avec composition de chaque pôle. – Volumétrie : Personnel médical, personnel paramédical et administratif. Activités de l’établissement . a. 4. Les textes règlementaires et référentiels de bonnes pratiques La planification n’est pas directement abordée dans les textes réglementaires.

Ainsi, il est seulement indiqué dans les études conduites par le GMSIH que lors de l’entrée du patient ou de sa sortie de l’établissement, il convient de prévoir de planifier des Les dispositions de la loi du 4 mars 2002 relatives à l’information du patient font apparaitre deux séries de dispositions relatives à l’information : les premières consacrent un droit général du patient à être informé sur nté ; les secondes PAGF OF omment son produit respecte les règles de respect du secret des informations concernant le patient, précisées dans l’article L. 1110-4 du CSP modifié par la loi no 2002-303 du 4 mars 2002.

Il décrira notamment comment il met en œuvre le principe de respect de discrétion à l’égard du patient, tout en s’efforçant de porter l’attention de l’utilisateur sur le dossier patient en cours. 1 . b. Objectifs du projet Expliquer la raison pour laquelle le système va être développé ou acquis, en décrivant chaque objectif en trois parties : objectif : aussi précis et concis que possible ; enjeu : doit être ciblé sur un (voire deux ou trois) acteurs ; décrire de manière précise Pintérêt qu’a cet acteur à l’atteinte de cet objectif ; – mesure de la performance. 1 . b. l.

Améliorer l’efficacité de la prise en charge du patient Améliorer l’efficacité de la prise en charge du patient en coordonnant les actions réalisées par les professionnels de santé et en optimisant la mise à disposition des ressources (humaines, locaux, équipements) Enjeux Pour l’hôpital : Rationaliser ses coûts par un meilleur taux d’occupation des ressources matérielles Garantir une meilleure visibilité des charges et des disponibilités es différentes ressources (réelles et prévisionnelles) Pour les professionnels de santé : Permettre une meilleure organisation de leur activité Offrir une aide à l’attribution de rendez-vous, en proposant des solutions optimales répondant aux souhaits et contraintes exprimés dans la demande, tout en tenant compte des ressources humaines et matérielles nécessaires et disponibles dans les services prestataires pour le patient : bénéficier d’une meilleure qu PAGF s OF nécessaires et disponibles dans les services prestataires Pour le patient : bénéficier d’une meilleure qualité de sa prise en charge Mesure de la performance ?volution du nombre de patients pris en charge (par type de prise en charge) Évolution du nombre de consultations/d’examens réalisés par les praticiens Types d’actes réalisés ou demandés au plateau technique et suivi de leur évolution Taux d’utilisation des ressources (hors ressources humaines) 1 . b. 2. Diminuer les délais d’obtention des et d’attente Diminuer les délais d’obtention des rendez-vous et d’attente des patients Pour ‘hôpital : améliorer la perception du service rendu (image de marque) Pour le patient : réduire les délais d’attente.

Délai entre la demande et la réalisation d’un acte ou d’une onsultation et évolution de ces paramètres Identification des dysfonctionnements et analyse de la fluidité de prise en charge du patient Si nécessaire, adapter la formulation de ces objectifs au contexte de l’établissement. Éventuellement, inclure d’autres objectifs. 2. Les parties prenantes Ce chapitre est fondamental. L’élaborer avec soin et le faire valider par toutes les parties prenantes. La désignation des intervenants métier est basée sur le « répertoire des métiers de la fonction publique hospitalière » (DGOS) et devra donc être adapté au contexte de retablissement. 2. a. Maîtrise d’ouvrage stratégique Modifier les titres et le nom des instances en fonction de votre établissement. établissements, la même personne peut jouer le rôle de maitrise d’ouvrage stratégique et opérationnelle.

L’expression « Maîtrise d’ouvrage stratégique » équivaut ? « donneur d’ordres » ou « pouvoir adjudicateur Remplacer SI nécessaire, sans modifier [‘ordre des paragraphes. La Direction Générale de l’établissement est la maîtrise d’ouvrage stratégique du projet. Elle suit le projet et est amenée à décider des grandes orientations prises lors de certaines des réunions du directoire. . b. Maîtrise d’ouvrage opérationnelle Indiquer qui sera le chef de projet opérationnel, en modifiant si nécessaire les paragraphes suivants. Le chef de projet est le cadre administratif responsable des secrétariats médicaux (Encadrant des secrétariats médicaux) . il organise et coordonne factivité et les moyens en ressources humaines de l’ensemble des secrétariats médicaux.

Pour ameliorer le suivi du projet et valider les choix stratégiques, il est assisté dans sa tâche par un Comité de Pilotage constitué d’un membre de chaque métier impliqué dans le projet et de écideurs à même de rendre les arbitrages nécessaires à la conduite du projet (allocations de ressources ou de budget, révision du pérlmètre du projet, révision des délals). Le chef de projet est assisté par un comité de pilotage composé de x z Préciser ici, dans les grandes lignes, la composition du Comité de Pilotage envisagé. 2. c. Autres intervenants sur le projet La réussite d’un tel projet est liée pour une grande part à la constitution d’une équipe permanente composée d’experts métiers ; c’est ce que l’établissement appelle les personnes ressources ou équipe projet. Décrire ici la compos OF l’Établissement appelle les personnes ressources ou équipe projet. Décrire ici la composition de l’équipe « personnes ressources h. ar exemple, pour un établissement de 500 lits : Les autres intervenants sont Médecin à X % de son temps Cadre soignant de pôle (ou cadre responsable d’unité de soins) ? de son temps Personnel paramédical (un kinésithérapeute, un manipulateur en électro-radiologie et une IDE par exemple) à de leur temps Secrétaire médicale à X % de son temps Chef de projet(s) informatique(s) Maîtrise d’œuvre à X % de son temps 2. d. Utilisateurs finaux 2. d. 1. Personnel administratif Cadres administratifs (ou Responsables de gestion administrative) Secrétaires médicales Agents administratifs 2. d. 2. Professionnels de santé Médecins Cadres soignant de pôle (ou cadre responsable dunité de soins) Personnel paramédical. Lister ici les services concernés par le projet et les effectifs par métier en remplissant par exemple le tableau suivant : 2. e. Persona (profils-types) Ce paragraphe a pour but de développer des « persona », cas fictifs d’utilisation à partir de personnes et situations réelles.

Modifier les paragraphes suivants pour les faire correspondre, utant que possible, aux profils-types de votre établissement. Les profils-types suivants sont représentatifs de la population des utilisateurs du futur système. Ils ne correspondent pas ? des personnes réelles, mais permettent de se faire une idée des besoins des futurs utilisateurs Le Dr ICKS, cardioloeue, 5 i-même ses rendez-vous. et le vendredi. Il souhaite que ces deux jours soient inaccessibles à la prise de rendez-vous. Mme YGREC, 45 ans, secrétaire médicale, prend les pour le compte de tous les médecins de son service. Elle est souvent interrompue par des appels téléphoniques, y compris ors des opérations de prise de rendez-vous.

Tous les vendredi à 16 heures, elle imprime sur une page au format A3 le planning hebdomadaire de tous les médecins, correspondant aux rendez- vous de la semaine qui suit. M. ZÈDE, 23 ans, interne, est amené à prendre des rendez-vous ? titre exceptionnel. Il peut se passer plusieurs semaines sans qu’il ait besoin de prendre un rendez-vous, mais il peut aussi avoir besoin de prendre un rendez-vous urgent, sans l’assistance dune tierce personne. Mme DOUBLEVÉ, 40 ans, cadre de santé, est amenée à consulter tous les matins les rendez-vous des médecins de son service. Elle souhaiterait disposer d’une fiche A4 comportant les rendez-vous prévus pour la journée dans le service où elle travaille. 2. f.

Priorités données aux utilisateurs Ce paragraphe a pour but d’indiquer les utilisateurs « prioritaires » et « moins prioritaires Le maniement de ce paragraphe peut s’avérer délicat. Indiquer uniquement les utilisateurs prloritaires. Les profils utilisateurs qui vont prioritairement utiliser le système sont Les médecins, Les secrétaires médicales. 2. g. Participations des utilisateurs Adapter, supprimer ou enrichir les paragraphes suivants en onction des décisions concernant le projet. Les utilisateurs finaux du projet, hors personnes ressources, interviendront lors des opérations de mise en place du service auquel ils sont rattachés en particip PAGF auquel ils sont rattachés en participant à des groupes de travail.

Dans chaque service, un utilisateur référent sera formé en prlorité à l’utilisation du système et aura la charge de former les utilisateurs de son service. 2. h. Utilisateurs de maintenance et techniciens de service Modifier la liste suivante en fonction des titres en vigueur dans votre établissement. Par exemple, responsable informatique, orrespondant système d’information, etc. Une fois le système installé et opérationnel, les interlocuteurs du candidat seront : Le Directeur du système d’information, Le chef de projet informatique en charge de la mise en place et la maintenance du système, Le chef de projet opérationnel, Le gestionnaire de ressources, en charge du paramétrage du système. Cette section spécifie les contraintes externes (« mandated constraints »).

Elles sont analogues aux exigences fonctionnelles ou non fonctionnelles, mais viennent de l’extérieur du projet, et lui sont généralement préexistantes. Elles vont peser sur la conception, la construction et l’exploitation du système qui fait l’objet du présent cahier des charges. Elles sont incontournables, d’où leur place en début de document. 3. Contraintes liées à l’environnement Décrire les contraintes liées à l’environnement, c’est principalement décrire l’existant, que le candidat devra prendre en compte pour élaborer sa réponse. On ne décrira donc pas ici ce que l’on veut faire (et encore moins comment on va le faire) mais ce qui est, et qui ne devra pas changer. B. a. Contraintes sur la solution Décrire dans cette section les con 75