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or64 Sni* to View REVUE ORGANISATIONNELLE Programme d’Appui au Monde Associatif et Communautaire – PAMAC Services d’Appui aux Projets janvier 2007 PLAN l- INTRODUCTION associations au PAMAC IV- GESTION OPERATIONNELLE – Cestlon financière et comptable 1- Gestion financière IV. I. 1 . 1- Règles applicables aux fonds 1. 2- Circuit de financement 1. 3- Gestion des comptes bancaires . 2- Comptabilité IV. I . 2. 1- Système comptable . 2. 2- Logiciel TOMPRO 2. 3- Système Atlas . 3- Suivi de l’utilisation des fonds et appui aux associations 3. 1- Les formations . 3. – Les activités d’assistance et de contrôle des associations . 3- Le traitement des rapports financiers des associations Passation de marchés Logistique et gestion des biens IV. 3- IV. 3. 1- Gestion des immobilisations IV. 3. 2- carburant IV. 3. 3- Fournitures de bureau IV. 4- Cestlon des ressources humaines IV. 4. 1- Expression des besoins et recrutement du personnel IV. 4. 2- Gestion administration du personnel IV. 4. 3- Gestion de la paie IV. 4. 4- Évaluation du personnel IV 5. 4. 1- Modalités d’évaluation IV. 5. 4. 2- Plans d’actions individuels IV. 5- Missions et formation du personnel IV. . 1- Missions IV. 5. 2- Formation du personnel V- INFORMATION ET COMMUNICATION V. I- Gestion de l’information V. 2- Système d’archivage V. 3- Cadres de concertatio OF financiers VI. 2. 2. – Modèle de fiche de vérification des rapports financiers des associations VI. 2. 3- proposltion de délais de traitement des rapports des VI. 2. 4- Proposition de termes de référence des principales postes de travail VI. 2. 5- Projet d’organigramme VI. 2. EF Exemple de tableau de bord hebdomadaire VI. 2. 7- Modèles de plan de travail (consolidés, désagrégés, annuel et trimestriel) VI. . 8- Fiche d’évaluation annuelle des employés sous contrats de VII- ANNEXES 1. 1- Contexte général 1. 1. 1- Présentation du PAMAC La pandémie du VIH/Sida constitue une contrainte majeure au développement du Burkina Faso en dépit d’une baisse du taux de prévalence passé de en 2001 à en 2004 selon la méthode utilisée par l’OMS/ONUSlDA basée sur la surveillance des sites sentinelles. On observait en 2001 un taux de prévalence de l’ordre de 6,5% chez les 15-49 ans et de 4,8% chez les femmes enceintes. En 2004, le rapport d’ONUSlDA estimait à 270. 00 le nombre de personnes vivant avec le VIH (PVVIH) et à 25. 000 le nombre de nouveaux cas d’infection à VIH, dont 88 % parmi les 15-24 ans. Le Rapport National sur le Développement Humain e 2001 élaboré en collaboration avec le Programme des Nations Unies pour le Développement (PNUD) a mis en évidence l’impact négatif de l’épidémie sur la situation socio-économique nationale. la prévention du VIH et les ‘ST, les activités de prise en charge communautaire et enfin, la promotion du dépistage et la prise en charge médicale en collaboration avec les structures de santé.

Reconnues par PEtat comme actrlces incontournables de la lutte contre la pandémie VIH/SIDA, ces associations et ONG se devaient dêtre accompagnées et coordonnées. Suivant une recommandation de la 2ème session ordinaire du CNLS de décembre 2002, le SP/CNCS a requis la mise en place d’un mécanisme d’appui technique et financier aux structures associatives et communautaires investies dans la lutte contre le VIH/SIDA. Le PNUD a répondu favorablement à cette requête proposant la création d’un programme spéclfique appelé Programme d’Appui au Monde Associatif et Communautaire (PAMAC).

Ce projet conçu comme un panier commun multi donateurs permettant de mettre en commun moyens financiers, humains et techniques devait permettre d’assurer une programmation conjointe des activités à mener par les associations, pour une meilleure coordination et efficacité de eurs actions. L’engagement du PNI_JD dans la lutte contre le VIH/SIDA s’est notamment traduit au cours de son cadre de coopération 2001-2005 par : l’appui à l’élaboration du Cadre Stratégique de lutte contre le VIH/SIDA et à la mise en place d’une instance de coordination, le CNLS.

IST ; l’animation du dialogue de politiques et l’appui à la mobilisation des ressources (95 millions USD d’annonces de contribution lors de la table ronde sur le VIH/SIDA de juin 2001 et plus de 42 milllards de FCFA mobilisés au cours de la période 2001-2005) ; le partenariat avec le Fonds Mondial de Lutte contre le VIH/SIDA, a Tuberculose et le Paludisme qui a partenariat avec le Fonds Mondial de Lutte contre le VIH/SIDA, la Tuberculose et le Paludisme qui a permis de mobiliser 22 millions USD sur la période 2004-2005 ; la mise en place du PAMAC en 2003 pour une durée initiale de trois ans avec un financement initial du PNUD de 1,5 millions USD. La première phase du PAMAC a été exécutée sur la période juin 2003-mars 2006 avec pour principaux objectifs de : réduire l’impact du VIH sur le développement à travers une action coordonnée du monde associatif et communautaire le renforcement des capacités des associations en matière de révention, de prise en charge globale et de gestion appuyer le renforcement des capacités du SP/CNLS en matière d’expertise et de coordination du monde associatif.

Le projet proposé pour la période 2006-2010 a été formulé sous le leadership du Gouvernement à travers un processus participatif impliquant l’ensemble des intervenants dans le domaine. La formulation du document de projet s’est appuyée sur les conclusions du Bilan Commun de Pays adopté en 2004, les orientations du plan Cadre des Nations Unies pour l’Aide au Développement (UNDAF 2006-2010) adopté en janvier 2005 et du Document de Programme de pays du PNUD approuvé en 2005. Le projet vient en appui à la mise en œuvre du CSLP et reflète les politiques et stratégies du Gouvernement en matière de lutte contre le VIH/SIDA, les priorités des agences des Nations-Unies et des partenaires au développement dans ce domaine ainsi que les leçons tirées de la coopération passée. . 1. 2- Evolution et performances du PAMAC Les activités et les domaines d’intervention du PAMAC ont évolué au cours du temps, dénotant ainsi du dynamisme et de la confia PAGF s OF d’intervention du PAMAC ont évolué au cours du temps, énotant ainsi du dynamisme et de la confiance à lui accordés par les partenaires techniques et financiers. Sur la période 2003-2004, les interventions du PAMAC ont porté sur trois sous programmes à savoir le conseil/dépistage volontaire, la prise en charge communautaire et l’appui institutionnel. Son domaine d’intervention s’est élargi à la prévention et à l’appui au monde associatif et aux OBC.

Cette évolution de ractivité a été accompagnée par une augmentation des fonds mobilisés, qui, avec une dotation initiale de 1,5 millions de dollars accordée par le PNUD en 2003, ont tteint douze (12) millions de dollars pour 2004-2008, et ont vu l’adhésion de nouveaux partenaires financiers multilatéraux (BAD, Fonds Mondial) et bilatéraux (Pays Bas, Danemark, Autriche, France, Belgique et Suisse). Le PAMAC a également su gagner la confiance du milieu associatif. Environ trois cent (300) associations travaillent aujourd’hui avec le PAMAC. Ces associations sont étendues sur l’ensemble du territoire, justifiant ainsi une meilleure couverture 1. – Justification de l’appui du Service d’Appui aux Projets L’évolution des activités, l’importante augmentation du volume es ressources mobilisées et les conclusions de différents exercices d’évaluation (Évaluation de 2005 et différents audits) ont mis en exergue la nécessité de doter le PAMAC des moyens nécessaires pour assurer avec efficacité ses nouvelles missions. l_Jn première série de mesures de renforcement des capacités a été mise en œuvre avec notamment le recrutement de personnel additionnel, la mise en place d’une fonction suivi-évaluation et la création, récente personnel additionnel, la mise en place d’une fonction suivi- évaluation et la création, récente d’une direction des opérations t d’une direction des programmes. En vue d’apporter un appui au renforcement des capacités de fonctionnement du PAMAC et à la requête de son Coordonnateur, le PNUD a entrepris à travers son Service d’Appui aux Projets, de mener une revue organisationnelle de ce programme.

Le Service d’Appui aux Projets devait dans ce cadre: Analyser le modus operandi du PAMAC et juger de son efficience en regard du nouveau contexte d’intervention , Valider et/ou proposer les mécanismes et outils de coordination, de planification, d’organisation, de gestion comptable et de rapportage permettant au PAMAC d’améliorer son efficacité pérationnelle (interne, relations avec le PNUD, relations avec les associations, etc. ) ; Valider et/ou suggérer une répartition des tâches optimale au sein des différents départements du PAMAC (avec les termes de référence afférents) permettant au projet de faire face à ses contraintes et objectifs ; Assurer, le cas échéant, la révision ou l’élaboratlon dun manuel de procédures adapté aux spécificités du programme. A travers : La revue, l’étude et l’exploitation de la documentation pertinente (documents, guides et manuels de procédures, conventions de financement, rapports utiles, etc. ) ;

Les rencontres et consultations individuelles et/ou collectives avec les différents organes/acteurs impliqués dans la gestion financière du PAMAC : PAMAC : Coordination, Equipe Programme, Equipe Comptabilité/ Finances, Suivi, etc. PNUD : Programme, Finances/Opérations ; Associations diverses ; La tenue de sessions régulières de débr PAGF 7 OF Programme, Finances/Opérations ; Associations diverses La tenue de sessions régulières de débriefing avec le PNUD et l’équipe du PAMAC. Le présent rapport fait une présentation et analyse du dispositif organisationnel et fonctionnel actuel du PAMAC et propose des ecommandations, perspectives de solutions et de mise en œuvre pour une optimisation de son fonctionnement. ll- GESTION ET COORDINATION DU PROLET 11. 1- Structures de coordination, de gestion et d’appui â la gestion du projet 11. 1 . – Comité de pilotage Le Comité de Pilotage, présidé par le SP/CNLS-IST est l’organe d’orientation et de supervision du projet et est composé des membres ci-après listés (représentants du Gouvernement, du PNUD et des principaux partenalres impliqués, et pouvant être élargi aux représentants des nouvelles institutions partenaires le cas échéant). Sont membres de droit de ce Comité • e Secrétaire Permanent du CNLS-IST le représentant du DCCRO le représentant du DPSE le représentant du Ministère de la Santé deux représentants des associations communautaires les représentants de chaque partenaire technique ou financier impliqué le représentant du PNUD le coordinateur du PAMAC Le Comité de Pilotage assure et veille à l’orientation stratégique des activités et l’atteinte d comptés.

Il se réunit sur PAGF E OF la coordination efficiente des contributions des divers partenaires techniques et financiers du projet. Le Comité de Pilotage peut-être réuni en session extraordinaire ur convocation ad hoc de son Président. Sur la base d’une périodicité théorique de réunion annuelle, le comité de pilotage a eu à se réunir jusqu’à présent trais fois (30 jun 2004, 28 février 2005 et 10 février 2006). ces réunions se tiennent en cours de l’année en cours, et de ce fait la validation des plans de travail de l’année ne peut se faire avant le début de la période de mise en œuvre. Il n’y a pas de mécanisme de suivl des recommandations issues des comités, lesquelles n’ont pas systématiquement donné lieu ? des mesures correctrices. 11. 1. – Unité de management du programme Placée sous la responsabilité d’un coordonnateur, Punité de management du programme dénommée PAMAC, est chargée de la coordination et de la gestion technique et financière du projet. Le PAMAC est placé sous la tutelle financière du Ministère des Finances et du Budget et la tutelle administrative et technique du SP/CNLS, agence gouvernementale d’exécution. Conçu comme un programme conjoint multi-donateurs, le PAMAC a un statut de projet à exécution nationale avec une gestion financière assurée par le PNUD, sous la tutelle d’un comité de pilotage présidé par le Secrétaire Permanent du CNLS-IST.

Le PNUD assure la gestion des fonds mobilisés au titre des objectifs du projet conformément aux règles et procédures de l’organisation ; la communication et le plaidoyer en appui à la recherche de partenariats stratégiques techni ues et financiers, en étroite collaboration avec le SPIC quipe du PAMAC. PAGF g OF techniques et financiers, en étroite collaboration avec le SPI CNLMS-IST et l’équipe du PAMAC. Les accords de collaboratlon et conventions de financement du PAMAC font l’objet d’agréments signés entre le PNUD et l’institution partenaire sur la base du modèle standard en vigueur t conformément aux règlements du PNUD en la matière. 11. 1. 3- Comité de sélection des projets 11. 1. 3. 1- Organisation et fonctionnement Le document de projet stipule que « le comité de sélection des projets est une structure technique mise en place en vue d’apporter un appui à l’unité de management du programme.

Il a pour mission essentielle : d’analyser les requêtes de financement des associations ; de formuler des propositions ou des modalités d’accompagnement susceptibles d’améliorer Vexécution des sous- projets ; d’approuver les dossiers de microcrédit ; d’approuver le suivl de l’exécution de microprojets. Il doit être composé de représentants du PAMAC et de représentants des associations. Les partenaires techniques et financiers peuvent être associés aux travaux en tant qu’obsep. ‘ateurs En pratique, ce comité conjoint de sélection, tel que défini au départ, n’a pas vu le jour. En effet, compte tenu de la spécificité de chaque sous programme et pour plus d’efficacité, le PAMAC a mis en place des comités de sélection de projets en lieu et place d’une seule structure technique comme prévu dans le document de projet A titre d’exemple : le comité de sélection du sous programme « prise en charge commu omposé de sept