Rapport de stage

Les appelant demandent à parler avec une personne en particulier. J’informe le PIED ou bien les commerciaux de l’appel en annonçant le nom de l’appelant ainsi que le motif. – Soit ils acceptent de prendre la communication. – Soit ils refusent, auquel cas je tente de renseigner les résonner ou bien encore je prends le message que je transmets ensuite aux correspondants concernés. Pour ce faire, j’utilise le cahier des messages sur lequel j’indique la date, l’heure de l’appel, le nom et le numéro de téléphone du correspondant puis le message.

Je prends ensuite congé en saluant les appelant avec la phrase suivante « passez une bonne journée, au revoir ». La langue française. De ce fait, j’éprouve du mal à les comprendre. Solutions proposées : Je passe les appels à la secrétaire qui est en poste depuis plusieurs années, qui les comprend plus facilement. Conclusion : Pour que les appels téléphoniques soit correctement gérés, il faut être réactive, avoir une bonne élocution être compréhensive pour renseigner convenablement les interlocuteurs et ainsi gérer la suite.

Cela ma permis de vaincre ma timidité mais aussi de connaître les clients et les intérimaires. FICHE DESCRIPTIVE NE Accueil et inscription des intérimaires Objectif : Accueillir, renseigner et diriger. Intervenant : moi-même Matériel utilisé : fiches d’inscription, photocopieur. Fréquence : Tous les jours Descriptif de la tâche : Dès ha, des intérimaires déjà inscrits et des futurs intérimaires se présentent à l’agence. Les intérimaires déjà inscrits Ils viennent souvent voir les commerciaux qui s’occupent datant de moins de trois mois, et leurs diplômes s’ils en ont.

Pendant que je fais les copies de leurs documents, je leur fais remplir une feuille d’inscription. Suivant leur qualification, j’appelle un commercial spécialisé dans le domaine du futur intérimaire, afin qu’il puisse le recevoir dans son bureau pour un entretien. Je lui remets le dossier de celui-ci. Après l’entretien et le départ du futur intérimaire, le immorale me remet son dossier et m’informe si celui-ci est quelqu’un de compétent ou pas dans son domaine. ‘ Si oui, je garderai le dossier à porter de main. Va’ Si non, je rangerai son dossier. Problèmes rencontrés : En faisant les copies je m’aperçois que les pièces d’identité de l’intérimaire sont expirées. J’averti un des commercial et celui-ci se charge d’informer l’intérimaire de régulariser sa situation auprès de sa préfecture pour ses papiers expirés. Il lui remet ensuite, en main propre un document sur lequel est inscrit toutes les accès à fournir pour pouvoir s’inscrire dans notre agence. Encorner Fréquence : tous les jeudi après-midi Descriptif de la tâche : Le jeudi après-midi, je me connecte sur le site 1001 intérim. Coma et je vais dans l’espace candidat, sous l’adresse e-émail d’un des commercial de l’agence et je modifie les annonces. Tout d’abord j’ouvre toutes les annonces une par une et je commence à les modifier en changeant la date de mise en service de l’annonce. Je la mets à la date du jour. Je lis les annonces si il y a des fautes je les corrige FICHE DESCRIPTIVE NE Relance des contrats clients

Objectif : reçu père les contrats signés et tamponnés Matériel utilisé : ordinateur, posa-lit, classeur des retours contrats client Fréquence : Tous les mois Descriptif de la tâche : Chaque mois, je vérifie que tous les contrats clients. Pour cela je prends les classeurs où sont classés tous les contrats clients signé et tamponnées et J’enlève tout simplement la copie qui existe dans le classeur où sont les classés les contrats. Je le mets dans le destructeur de document afin d’effacer toutes traces. Les contrats ou clients sont des documents confidentiels et je soi les passer dans le destructeur et non à la poubelle.

Si le contrat ou l’avenant existe : Je le réédite à nouveau en tapant AI « édition des contrats » ou si c’est un avenant 14 « édition des avenants » à ce moment là à l’écran s’affichent : Je tape le numéro de contrat ou d’avenant que je souhaite rééditer ensuite le logiciel me demande si c’est la première impression je tape « N » qui veut dire non. Ensuite je marque le nombre de copie contrats à rééditer clients, intérimaires et contrats que nous on garde en attendant que le contrat nous soit retourné signé et tamponné.

Mais moi je sélectionne que le contrat client en tapant « 2 » le nombre de copie que je souhaite et pour les contrats intérimaires et la copie qui reste chez nous, je tape « O » parce que je n’en ai pas besoin. Puis je tape sur la touche « FOI » pour valider mes choix et je tape « FA » pour sortir du menu « édition des contrats » ou « édition des avenants » si c’est un avenant et à ce moment là le contrat ou l’avenant s’imprime en deux exemplaires. Je tamponne tous les contrats et avenants. J’ai préparé auparavant une lettre de relance pour les lient pour accompagner les contrats, que j’ai enregistré en tant que modèle.

J’ai aussi préparé un fichier excelle qui me permet de voir les contrats que j’ai envoyé et à quel date et quand je les reçois ?e no qui me permet de voir les contrats que j’ai envoyé et à quel date et quand je les reçois je note la date de retour, cela me permet de voir ceux qui sont retournés et ceux qui ne le sont pas. Dans un premier temps, j’ouvre ma lettre, que j’ai déjà faite, je tape l’adresse de la société à qui je vais envoyer les contrats et je l’imprime sur une feuille papier-en-tête. Je la tamponne et je la mets avec le ou les contrats ou avenants à envoyer.

Et je renouvelle cette opération pour tous les autres clients à qui je dois envoyer les contrats à nous retourner au plus vite. Dans un deuxième temps, ?e les envois par télescope et pour cela je dois récupérer tous les numéros de télescopes des clients concernés. Je vais sur le logiciel de l’entreprise je tape « I » qui veut dire « Gestion des clients » et j’appuie sur la touche « Entrée » et à l’écran s’affichent toutes les coordonnées de la société, et j’écris à la main sur feuille le mm de l’entreprise ainsi que son numéro de télescope.

Et je fais cette opération pour toutes les autres sociétés. Le vendredi, si je n’est toujours pas de retour de contrats par télescope. Je dois donc les envoyer par courrier.