Manuel procédures comptables

PROCÉDURES DE GESTION DES IMMOBILISATIONS 1 .

Acquisition, identifications et mise en service des immobilisations La procédure a pour objet de s’assurer que : C] les budgets d’investissements sont établis de manière ? permettre un suivi ultérieur efficace des engagements ; Cl les investissements réalisés correspondent bien aux besoins du CNRA et ont été acquis dans les meilleures conditi les immobilisations appréhendées • utilisation immédiate or21 Sni* to View ont correctement urs pour une l’objet d’une affectation rapide (2 jours) ; Cl la confusion entre les dépenses imputées en charges et en mmobilisations est évitée grâce ? la mise en place de règles précises régissant l’imputation de dépense en charge ou en immobilisations. 2. Entretien et de réparation des véhicules La procédure a pour objet de permettre le suivi préventif et correctif des véhicules du CNRA. 3. Maintenance du matériel (informatique, industriel, agricole, scientifique) La procédure a pour objet de s’assurer : patrimoine La procédure a pour objet de s’assurer de la protection du patrimoine contre les risques de vols et de destruction par accident. 6. Désinvestissements

Cl les retraits d’immobilisations du patrimoine du CNRA ne peuvent être effectués sans l’accord préalable de la Direction Générale ; C] les données relatives à ces retraits (produits de cession, identification précise des immobilisations retirées et de leur valeur d’origine) sont rapidement et correctement transmises aux sen,’ices concernés pour leur traitement administratif et comptable. 7. Inventaire La procédure a pour objet de donner l’assurance que les immobilisations comptabilisées sont identifiées physiquement ; de l’organisation correcte d’un inventaire des immobilisations, en fin d’année , u traitement rapide et correct des résultats de cet inventaire ; Cl d’une concordance stricte, à la fin de chaque période, entre les soldes de ces fiches d’immobilisations et les soldes comptables.

L’atteinte de ces objectifs devra permettre de minimiser les risques suivants • perte de maîtrise de l’inventaire des immobilisations et par conséquent de la justificat PAGF 91 Règles de gestion 1 . Toutes les immobilisations sont inventoriées et enregistrées dans un registre crée à cet effet ; 2. A la première mise en service d’une immobilisation, sa prise en compte se fait sur une fiche d’identification , . Les modalités de distinction régissant l’imputation des dépenses en charges ou en immobilisation sont les suivantes : les dépenses auront le caractère de : – charges si elles ont pour effet de maintenlr le matériel dépanné dans un état normal jusqu’? la fin de la durée des amortissements ; d’immobilisations si elles ont pour effet d’augmenter la valeur d’un actif ou d’augmenter sa durée probable d’utilisation. 4.

Les informations à inscrire sur la fiche d’identification sont : la nature, la désignation de l’immobilisation ; l’affectation (centre de responsabilité) et la localisation ; a valeur et la date d’acquisition ; la source de financement ; la date d’affectation et de mise en service ; la durée de vie , le taux et la méthode d’amortissement ; la date de sortie du patrimoine. 5. Chaque immobilisation est identifiée dans un fichier par un numéro d’immatriculation unique. Le numéro d’immatriculation et le nom du CNRA sont inscrits sur l’immobilisation ; 3 1 Identification , Mise en service de Fimmobilisation Transfert sur d’autres sites. 1 . Acquisition de [‘immobilisation LE SERVICE APPRO. ET MARCHE Déclenchée par une demande d’achat, la procédure d’acquisition ‘une immobilisation suit la procédure commune d’achat qui se solde par la réception de l’immobilisation. réceptionne Fimmobilisation acquise ; C] transmet les caractéristiques de Pimmobilisation acquise au Service patrlmolne et Maintenance. 2.

Identification de l’immobilisation LE SERVICE PATRIMOINE ET MAINTENANCE Cl codifie Pimmobilisation renseigne la fiche d’identification de Fimmobilisation selon des critères (nature, description, codification, date d’entrée, date de mise en service, localisation, fournisseur et modalités d’amortissement) ; met à jour le registre des immobilisations ; rchive la fiche d’identification , Cl transmet la copie de la fiche d’identification au comptable chargé du suivi des NB : lorsqu’il s’agit d’un matériel informatique, la codification est faite en collaboration avec la DISI. 3. Mise en service de l’immobilisation LE SERVICE DEMANDEUR Dès la réception de l’imm PAGF d 1 le SAM Le sen,’ice des fiches d’immobilisation. Entretien et réparation des véhicules DIRECTION GENERALE – DIRECTIONS REGIONALES – STATIONS 1 .

Application de la procédure La procédure s’applique à tous les véhicules inscrits au registre des immobilisations. 2. Règles de gestion 1 . Le suivi des véhicules relève de la division garage du service patrimoine et maintenance ; 2. Chaque véhicule est muni d’un carnet de bord permettant de suivre, son utilisation, son entretien et sa consommation en carburant ; Avant chaque déplacement, le chauffeur ou l’utilisateur du véhicule inscrit sur le carnet de bord les informations ci après : la date et l’heure du déplacement ; l’objet du déplacement ; la quantité de carburant reçue ; le kilométrage de départ. 4. Pendant le déplacement, le chauffeur ou l’utilisateur du véhicule inscrit sur le carnet de bord a quantité de carburant achetée ; 5.

Après chaque déplacement, le chauffeur ou l’utilisateur du bord les informations ci a PAGF s 1 pneumatique, le responsable du garage renseigne le carnet de suivi des réparations et des visites techniques en y inscrivant : la date ; kilométrage ; nature des travaux réalisés nom de l’exécutant des travaux effectués. 10. Les Sewices chargés de l’appui logistique veille au respect des dates de renouvellement, des polices d’assurance, visites techniques et vignettes ; 1 1 . La procédure d’entretien et de réparations des véhicules se déroule dans les Directions Régionales et dans les Stations conformément aux étapes de la procédure mise en œuvre à la Direction Générale. 3. Etapes de la procédure La procédure d’entretien et réparation des véhicules se résume comme suit : dentification de la défaillance ; 2. Prise en charge de la défaillance : 3.

Mise en œuvre des travaux d’entretien ; 4. Contrôles périodiques ; dentification de la défaillance L’UTILISATEUR DU VÉHICULE Dès la constatation de la d PAGF 6 OF ilisateur du véhicule : approuve le devis quantitatif et le transmet au chef du SPM pour approbation; C] renseigne une demande d’achat pour l’acquisition des pièces écessaires au dépannage ; renseigne un bon de sortie du magasin pour la mise ? disposition des pièces de rechange ; transmet les pièces de rechange à l’exécutant des travaux d’entretien , réceptionne et contrôle l’exécution et rachèvement des travaux sur le véhicule ; renseigne son compte rendu journalier d’activités du ou des garages. 4.

Contrôles périodiques LE ESPONSABLE DU GARAGE Conformément aux principes de suivi périodique édicté dans les règles de gestion, le responsable du garage : Cl élabore un programme pour l’entrée en garage des véhicules ; eille à la mise en œuvre des travaux d’entretien ; établit un rapport mensuel sur la situation technique de chaque véhicule ; transmet son rapport au responsable du service SPM. Maintenance du matériel industriel, informatique et de télécommunication La procédure s’applique à tout le matériel du CNRA. 1. En dehors du matériel informatique et télécommunlcatlon, le suivi de tout autre matériel est confié au service patrimoine et maintenance 2. e suivi du matériel informatique est confié à la DISI ; 3.

La maintenance d’un matériel dont les spécifications sont complexes peut faire l’obi 1 l’accord de la DISI, et dans les tous autres cas du SPM ; 5. L’intervention d’un prestataire extérieur dans la maintenance d’un matériel informatique se fait avec l’accord de la DISI, et dans tous les autres cas avec l’accord du SPM , du DREG et DS concerné ; 6. e prestataire de service sollicité devra faire partie des fournisseurs agrées ; 7. Le procès verbal de réception des travaux doit signaler en particulier tout incident dans l’exécution des travaux et permettre l’émission d’un certificat de travaux faits ; 8. La procédure de maintenance du matériel informatique se

Régionales conformément aux étapes de la procédure mise en œuvre à la Direction Générale. 3. Étapes de la procédure La procédure de maintenance du matériel se résume comme suit : 1. Maintenance de matériel industrie Détection de la défaillance ; Identification de la défaillance , Prise en charge de la défaillance par le SPM (CNRA) ; Prise en charge de la défaillance par des prestataires extérieurs ; contrôles préventifs périodiques. 2. Maintenance de matériel informatique et télécommunication Détection de la défaillance et Identificatlon de la défaillance ; Prise en charge de la défaillance ; Maintenance par la DISI (CNRA) Maintenance par des prestataires extérieures ; contrôles préventifs périodi ues. a direction des innovations et des systèmes d’informations D transfère le matériel défaillant à la DISI. 2. Prise en charge de la défaillance LE RESPONSABLE EN CHARGE DE LA MAINTENANCE A LA DISI identifie l’anomalie signalée ; Cl reçoit et complète la demande de travail en y précisant la nature exacte des travaux envisagés ; Cl reçoit du SAM le devis des pièces de rechange sollicitées ; renseigne une demande d’achat pour l’acquisition des pièces écessaires à la maintenance ou pour le paiement des prestataires sollicités. 3. Maintenance par la DISI D reçoit et transmet les pièces de rechange à l’exécutant des travaux ; réceptionne et contrôle l’exécution et l’achèvement des travaux. 4.

Maintenance par les prestataires LE RESPONSABLE EN CHARGE DE LA MAINTENANCEA LA DISI Dès le choix du prestataire : met à la disposition du prestataire les appareils défaillants ; D délivre un bon de sortie en collaboration avec le chef du SPM (en cas de besoin) ; D supervise les travaux de maintenance ; reçoit les appareils après la maintenance : élivre un certificat de travaux faits pour attester de la bonne exécution ou non des travaux. informatique à l’attention du Directeur de la DISI. DIRECTION REGIONALE – STATIONS I . MAINTENANCE DU MATERIEL INDUSTRIEL, SCIENTIFIQUE ET TECHNIQUE . dentification de la défaillance L’UTILISA EUR DU MATERIEL Dès la constatation de la défaillance, l’utilisateur du matériel renseigne une demande de travail ; C] transmet la demande de travail au service chargé de l’appui logistique 2. rise en charge de la défaillance LE CHEF DES SERVICES CHARGE DE L’APPUI LOGISTIQUE Cl identifie l’anomalie signalée ; omplète la demande de travail en y précisant la nature exacte des travaux envisagés ; D transmet la demande de travail et le devis estimatif des travaux au DS ou DL. 3. Gestion administrative des travaux LE DS OU DL LE DReg Cl reçoit et analyse le devis des travaux ; approuve le devis; Cl analyse la pertinence d’une sous-traitance des travaux envisages ; C] renseigne une demande d’achat pour Pacquisition des pièces nécessaires à la maintenance. transmet le dossier au DReg ; reçoit et analyse le dossier ; approuve le dossier ; Cl transmet à la DG le dossier en cas de nécessité ;