MANUEL DES PROCEDURES DE GESTION DES PROGRAMMES

Conseil Ouest et Centre Africain pour la Recherche et le Développement Agricoles/ West and Central African Council for Agricultural Research and Development CORAF/WECARD MANUEL DES PROCEDURES DE GESTION DES PROGRAMMES Version provisoire Décembre 2008 orsg Sni* to View SOMMAIRE AVANT PROPOS — 2 PREMIERE PARTIE . L’ORGANISATION INSTITUTIONNELLE ET SCIENTIFIQUE DU CORAF/ WECARD 5 1. 1 Introduction 1. 2 L’organisation du CORAF/WECARD dans le cadre du nouveau plan opérationnel • 24 2. 4 PROCEDURES D’ELABORATION DES RAPPORTS 25 Ill.

TROISIEME PARTIE : PROCEDURES DE SUIVI EVALUATION DES PROJETS 29 3. DEFNITIONS ET CONDITIONS DE MISE EN ŒUVRE…. 3. 2 PROCEDURE DE SUIVI EVALUATION DES PROJETS . 33 3. 3 APPENDICE : GUIDE DE SUIVI-EVALUATION DES 37 IV. ANNEXE : GUIDE DE REDACTION DES RAPPORTS… AVANT PROPOS Le Manuel des procédures du CORAF/WECARD en matière de mise en œuvre des programmes est le fruit d’un travail d’équipe. Il se veut un outil adapté ? l’organisation, véritablement opérationnel, exploitable par tous les agents concernés et d’actualisation aisée.

Il prend en compte les grandes orientations suivantes : Gain d’efficacité dans l’exécution des tâches : dans les organisations odernes, la formalisation des procédures s’avère être l’un des axes pnnclpaux de la démarche qualité. Il permet l’utilisation d’un seul cadre pour les relations avec toutes les parties pre et la comparaison et PAGF OF sg des savoir-faire techniques et des expériences de mise en œuvre, dans un but à la fois organisationnel et didactique.

Vérltable mémoire de l’organisation, il s’impose comme le meilleur outil pour une formation rapide, et, à ce titre, apporte une garantie de continuité lors des mutations du personnel • Outil de management : les procédures font partie du système ‘information et de gestion de l’institution. A ce titre, elles permettent de communiquer, sous forme de documents accessibles, les règles et méthodes applicables dans l’institution. La répartition des rôles et les relations entre services sont clarifiées.

Les actions d’arbitrage attendues du management sont de ce fait moins nombreuses ; Instrument de contrôle essentiel : l’absence de procédures écrites rend le contrôle interne difficile, non-transparent et aléatoire. Les procédures apparaissent donc comme un engagement commun, et forment une base de ontrôle acceptable pour tous ; Formation des collaborateurs : les procédures servent de point de départ pour la formation du personnel en phase d’intégration.

Elles simplifient la tâche de l’encadrement en établissant une aide au dialogue au sein de l’entreprise. Il sera l’outil de référence de chaque agent du CORAF/WECARD dans l’exercice de ses fonctions, notamment en ce ui concerne la mise en œuvre des programmes. d’exécution des programmes, à travers la définition des différentes procédures.

La mise en place des procédures formalisées répond aux objectifs l-apres : définir un cadre formel de management des programmes et de conduite des opérations conformes à sa mission fondamentale qui est d’ameliorer de manière durable la productivité, la compétitivité et les marchés agricoles en Afrique de l’Ouest et du Centre par la satisfaction de la demande technologie, en innovation, en option politique, en connaissance, par le renforcement des capacités et une coordination sélective du système de recherche sous régional, selon les groupes cibles ;4 responsabiliser davantage le personnel concerné dans l’accomplissement es tâches par une définition précise des attributions et des résultats attendus ; responsabiliser davantage les institutions chargées de la mise en œuvre des projets ; SIX pays (Burkina Faso, Mali, Mauritanie, Niger, Sénégal, et Tchad), la zone Côtière de l’Afrique de rouest avec dix pays (Bénin, Cap Vert, Côte d’Ivoire, Gambie, Ghana, Guinée, Guinée Bissau, Nigeria, Sierra Léone et Togo et la zone de l’Afrique Centrale, avec cinq pays (Cameroun, Congo, Gabon, République Centrafricaine et République Démocratique du Congo (cf. carte). Il a été conçu comme un instrument sous régional de oopération, d’échange et de renforcement de capacités en matière de recherche et de développement agricole dont le mandat est de mettre en oeuvre la politique de recherche agricole régionale définie par les autorités politiques de l’Afrique de l’Ouest et du Centre.

Les objectifs du CORAF/WECARD sont de : (1) promouvoir la coopération, la concertation, l’échange d’informations entre les institutions membres d’une part et les partenaires d’autre part ; (2) définir les objectifs et les priorités de recherche d’intérêt commun a l’échelle Sous-régionale et régionale ; 3) servir d’instance de consultation de toute recherche menée par les Organisations sous régionales, régionales, ou internationales intervenant dans la sous région ; (4) élaborer des programmes communs de recherche pour renforcer la complémentarité de ses activités et celles de ses partenaires ; (5) harmoniser les activité associatifs de recherche PAGF s OF sg développement ? caractère régional.

En mai 2007, a la suite d’une évaluation du potentiel économique des différentes filières et leurs effets sur la croissance économique et la réduction de la pauvreté ux niveaux national, sous-régional, et régionale et d’une concertation participative qui a impliqué tous les acteurs, le CORAF/WECARD a adopté un nouveau Plan Stratégique assorti d’un plan opérationnel 2007-2011 avec 8 nouveaux programmes dont la mise en œuvre requiert de nouvelles approches. Dès lors, des mécanismes doivent être mis en place pour assurer la bonne mise en œuvre de ces programmes tout en tenant compte des activités en cours et qui étaient conçues dans le cadre de l’ancien dispositif. L’organisation du COR.

AF/WECARD dans le cadre du nouveau lan opérationnel organigramme actuel du CORAFNVECARD 6 Assemblée Générale Conseil d’Administration élargi CST secrétariat du CORAF/WECARD Audit Interne OF sg CORAF/WECARD : L’Assemblée Générale (AG) et le Conseil d’Administration (CA) demeurent souverains. Cependant, la composition et les responsabilités du CA ont changé. Le nombre des membres du CA est passé à 14 avec la présence du Directeur Exécutif, des bailleurs de fonds, des OER, des OP, ONG partenaires scientifiques. Le Comité Scientifique et Technique composé de 12 membres demeure son bras technique ; Renforcement du Secrétariat Exécutif. Celui-ci a un rôle important à Jouer dans la mise en œuvre des nouveaux programmes. Il a été renforcé au niveau de son potentiel scientifique et technique.

Autour d’un directeur exécutif, des nouvelles fonctions ont été définies pour soutenir le processus . directeur des programmes, directeur administratif et financier, gestionnaire de l’information et de la communication ; Promotion d’une dynamique scientifique avec la création d’une Direction des Programmes qui comprend des services pour appuyer une bonne mise en œuvre des proerammes. me est géré par un les Politiques ; et 3) production et dissémination effective des résultats de la recherche. La Recherche technique : cet axe utilise une approche intégrée fondée sur les systèmes et les spéculations et qui emploie de nouvelles méthodologies holistiques et participatives.

Cinq thèmes principaux ont été retenus au niveau de cet axe de recherche : Elevage, Pêche et Aquaculture Cultures Vivrières Cultures non Vivrières Gestion des Ressources Naturelles Biotechnologie et Biosécurité La Recherche sur les Politiques : cet axe est un nouveau domaine ‘engagement du CORAF/WECARD qui émane de la volonté d’identifier et répondre aux enjeux-clés qui inhibent l’adoption, la dissémination des technologies pour une meilleure roductivité et compétitivité des systèmes et telle approche nécessite des changements significatifs au niveau des systèmes organisationnels et institutionnels et des structures opérationnelles du CORAFANECARD. De ce fat, la mise en œuvre de ces programmes se fera à travers des projets qui vont être exécutés par les SNRA en étroite collaboration avec toutes les organisations qui disposent d’un avantage technique comparatif.

Des outils appropriés de coopération et de partenariat pour compléter le dispositif institutionnel mis en place, le CORAF/ WECARD a opéré un choix stratégique novateur garantissant une approche plus générale et plus intégrée de ses activités pour une coordination et une collaboration efficace avec les principaux partenaires et parties prenantes du CORAM WECARD ? savoir : les Communautés Economiques Régionales (CER) ; les Système Nationaux de Recherche Agricole (SNRA) ; les Gouvernements ; le FARA • PAGF g OF sg recherche, sélectionnés sur une base concurrentielle. Ainsi, il les oriente vers la demande sociale, contribue à améliorer leur qualité et assure la promotion de l’excellence. Le dispositif organisationnel de mise en œuvre des programmes scientifiques Dans le cadre de la mise en œuvre des Programmes, le principe de subsidiarlté permet au CORAF/WECARD de conférer son autorité aux structures les plus aptes dans la mise en œuvre des projets.

Cette démarche permet par ailleurs d’accroître l’appropriation et responsabilité des acteurs sur la base d’un avantage comparatif améliorant ainsi leur efficacité dans Pexécution des projets. our ce faire le CORAF/WECARD va s’appuyer sur les parties prenantes existantes de la sous région d’Afrique de l’Ouest et du Centre notamment les SNRA, les organisations de la société civile, les Centres du Groupe Consultatif, les Instituts de Recherche Avancée, et les Unités Opérationnelles du CORAM WECARD. Toutefois dans l’approche programme en vigueur, il convient de souligner que la gestion est centralisée au niveau du Secrétariat, avec un seul Gestionnaire responsable d’un ensemble de projets prioritaires à l’intérieur d’un programme, et qui mobilise tous les finan sources nécessaires à la