la phase de suivi évaluation dans le cadre de laGBO

SOMMAIRE Partie 1 : Introductive : Le système de suivi-évaluation et son importance dans la GP O Partie 2 : LE SYSTEME DE SUIVI-EVALUATION l. Le suivi 1) Qu’entend-on par suivi ? 2) Les différents types de suivi a. Le suivi de réalisation b. Le suivi de déroule 2 p g Il. Cévaluation 1) Qu’entend-on pa 2) Les différents type a. Selon le moment de l’évaluation b. Selon les personnes qui mènent l’évaluation c. Selon les techniques ou méthodes d’évaluation Conclusion : Quelques confusions à éviter partie I : Introductive Le système de suivi-évaluation et son importance dans la GPO

La gestion axée sur les résultats est une approche globale de la gestion des projets et des programmes qui vise principalement ? définir des résultats mesurables ainsi que les méthodologies et les outils à utiliser pour obtenir ces résultats. Ce mode de travail contribue à améliorer la performance et la redevabilité grâce ? programme). Ainsi, le compte rendu n’est plus une corvée, mais au contraire une occasion d’effectuer une analyse critique et de tirer des enseignements sur l’organisation, éclairant la prise de décisions et l’évaluation de l’impact.

Le diagramme 1 donne un aperçu des étapes usuelles et des ctivités clés de planification, de suivi, d’évaluation et de compte rendu de projets/ programmes. DIAGRAMME 1 : Activités clés de suivi et d’évaluation et cycle du projet/programme Ce diagramme présente les différentes activités suivantes : 1. Appréciation initiale des besoins. Elle a pour but de déterminer si un projet/ programme est nécessaire, et si tel est le cas, à en éclairer la planification. 2. Cadre logique et indicateurs.

Il implique la conception opérationnelle du projet/programme, de ses objectifs, indicateurs, moyens de vérification et hypothèses. 3. Planification du suivi et de l’évaluation. C’est la planification concrète du projet/programme pour le suivi et l’évaluation des objectifs et des indicateurs du cadre logique. 4. Étude de référence. C’est la mesure des conditions initiales (indicateurs appropriés) avant le lancement d’un projet/ programme. 5. Évaluation et/ou examen à mi-parcours.

Une réflexion est menée pour évaluer et éclairer la mise en œuvre du projet/ programme en cours. 6. Évaluation finale. Elle est menée au terme du projet/ programme afin d’évaluer dans quelle mesure le projet/ programme a atteint ses ob’ectifs ciblés, et quel a été son impact. 20F 12 enseignements. Cette étape vise à éclairer la conception des programmes. Toutefois, les rapports, la réflexion et l’apprentissage devraient être des éléments constants tout au long du cycle des projets/programmes.

Cest la raison pour laquelle ils ont été placés au centre du diagramme. Partie 2: e système de suivi-évaluation Le suivi-évaluation est devenu au fil du temps une des préoccupations majeures des organisations et des ministères. Son importance s’est accrue au fil du temps comme outil de progrès non seulement pour le projet en cours de réalisation, mais aussi pour ceux à réaliser dans l’avenir. Ce dont on a le plus besoin c’est L’évaluation, mais l’évaluation exige un suivi satisfaisant sinon les projets et dépenses publiques ne sont pas évaluables.

Un suivi satisfaisant (notamment ? partir d’indicateurs de performance) implique que l’on dispose premièrement d’une année de base et deuxièmement de cibles annualisées. -Le suivi concerne les trois premiers éléments de la chaîne des résultats : moyens, activités, produits. -L’évaluation commence lorsqu’un travail complémentaire (entretiens, enquêtes… ) est nécessaire pour apprécier si les produits (des routes, des écoles, des centres de santé construits) ervent à quelque chose.

DIAGRAMME 2 : Chaîne des résultats Le suivi 30F 12 résultats obtenus aux performances attendues. pour Verrière (2002), « le suivi est une activité continue de collecte et de traitement d’informations. Il s’agit d’un processus interne ? l’exécution d’une action. Le suivi est une démarche de gestion et de connaissance approfondie, évolutive et critique de l’action en cours de réalisation Pour le PNUD (2008), « le suivi est un processus itératif de collecte et d’analyse d’informations pour mesurer les progrès d’un projet au regard des résultats attendus.

Il fournit donc aux gestionnaires un retour d’informations régulier qui peut aider à déterminer si l’avancement du projet est conforme à la programmation » Ces trois définitions insistent sur la collecte, le traitement et l’analyse de l’information par le système de suivi mais, ne disent rien sur l’utilisation de cette information dans la prise de décision, ainsi que sa contribution à l’amélioration du management du projet en cours de réalisation ou des projets à venir.

Par conséquent on peut le définir ainsi : Le suivi consiste ? collecter et à analyser systématiquement l’information pour uivre les progrès réalisés par rapport aux plans établis, et vérifier leur conformité avec les normes établies ou indicateurs de performances. II permet d’identifier les tendances et les schémas qui se dessinent, d’adapter les stratégies et de guider la prise de décisions relatives à la gestion du projet/programme. Le diagramme 3 résume les questions clés pour le suivi, dans la mesure où elles se rapportent aux objectifs du cadre logique.

Il convient de noter que ces questions portent davantage sur les objectifs de n 4 2 logique. II convient de noter que ces questions portent davantage ur les objectifs de niveau inférieur – apports, activités, et (dans une certaine mesure) réalisations. En effet, les réalisations et la finalité sont généralement des changements (particulièrement en matière de connaissance, d’attitudes et de pratiques/ comportements) qu’il est plus difficile de mesurer, et nécessitent des délais plus longs et une appréciation plus ciblée, fournie par les évaluations.

DIAGRAMME 3: Questions pour le suivi et cadre logique Il existe plusieurs types de suivi en Management de projets mais, leur regroupement fait ressortir deux grandes catégories à savoir e suivi des réalisations et le suivi du déroulement a. Le suivi des réalisations Le suivi des réalisations consiste à vérifier dans quelle mesure les ressources du projet sont employées en se référant au budget alloué et au calendrier prévu.

Il vise également à savoir si les résultats sont obtenus dans les délais et s’ils tiennent compte de l’efficacité et de l’efficience dans la gestion. Ce type de suivi cherche également à Identifier les problèmes et à les corriger immédiatement. Le suivi des réalisations est lui-même subdivisé en trois catégories de suivi à savoir : le suivi de délais, des coûts et le suivi es aspects physiques.

Si le suivi des réalisations donne la possibilité au manager de projet de s’assurer que les délais des activités sont respectés, les coûts sont maîtrisés et les aspects physiques sont bien gérés, il ne permet pas d’avoir une visibilité sur le déroulement, avec une analyse critique des outils et mét 2 permet pas d’avoir une visibilité sur le déroulement, avec une analyse critique des outils et méthodes utilisés, ainsi que de la fiabilité et de la pertinence de l’information obtenue.

Il est donc nécessaire d’envisager la mise en place d’un système de suivi du déroulement du projet. . Le suivi du déroulement Le suivi du déroulement permet d’examiner et de vérifier le degré d’efficacité des méthodes et outils utilisés dans le suivi de la réalisation du projet. En effet, pour assurer un bon suivi, il faut que les méthodes et outils utilisés permettent de collecter et de générer une information pertinente, capable d’éclairer les décideurs dans leur processus décisionnel.

Le suivi du déroulement étudie également l’attitude des bénéficiaires tout au long du projet, ainsi que la qualité du produit et lou du service fourni(s), il est aussi question de voir comment ‘environnement externe affecte la mise en œuvre normale du projet. En effet, le suivi des réactions des bénéficiaires est souvent la clé de réussite de tout le suivi d’un projet. Au fur et à mesure que l’on évolue dans l’exécution du projet, la réaction des bénéficiaires contribue à intensifier la demande dont les services fournis font l’objet, soit à rendre ces services de plus en plus inutiles.

Si les attentes des bénéficiaires ne concordent pas avec les raisons d’être du projet, cela montre que l’exécution du projet n’évolue pas dans le sens de l’atteinte des objectifs développementaux. Il. L’évaluation 1) Qu’entend-on par évaluation ? La réponse à cette question n’est pas si Simple qu’on pourrait le croire. Diverses définitions du terme « évaluation 6 2 cette question n’est pas SI simple qu’on pourrait le croire.

Diverses définitions du terme « évaluation » ont été proposées, chacune avec ses qualités et ses défauts Evaluer une politique, c’est former un jugement sur sa valeur » -« Evaluer une politique, c’est rechercher si les moyens juridiques, administratifs ou financiers mis en œuvre permettent de produire les effets attendus de cette politique et d’atteindre les objectifs ui lui sont fixés » (définition officielle en France) -« Un examen critique et distancié des objectifs et de la façon dont ils sont réalisés » L’application systématique de méthodes en sciences sociales pour évaluer la conception, la mise en œuvre et l’utilité des programmes publics » un examen indépendant, impartial du contexte, des objectifs, des résultats, des activités et des moyens mis en œuvre, visant ? tirer des enseignements pouvant être appliqués de manière plus générale On peut souligner les points suivants • 1) L’évaluation s’applique à des objets de natures très diverses n projet, une politique… ) L’évaluation est une démarche et un état d’esprit avant d’être une technique : elle ne se limite pas à une « recherche évaluative » de type universitaire et elle s’inscrit dans un contexte institutionnel avec une visée opérationnelle et pratique 3) Evaluer une politique, c’est d’abord la questionner : il est plus facile de s’entendre sur les questions et sur les méthodes (qui doivent faire l’objet de consensus au départ de l’évaluation) que sur les résultats 4) Evaluer, c’est choisir de façon raisonnable et raisonnée entre deux principes fondamentau eux principes fondamentaux : « accountability » et « learning » • « Accountability » rendre compte, imputabilité, redevabilité.

La société a le droit de demander compte à tout agent public de son administration. De ce point de vue, la crédibilité d’une évaluation peut dépendre en partie de l’indépendance avec laquelle elle a été conduite. L’indépendance implique une liberté par rapport aux influences politiques et aux pressions des organisations. Une des tâches essentielles de l’évaluateur est d’examiner en toute indépendance si la logique de l’action publique est valide et a des mpacts positifs au moindre coût. « Learning » = apprentissage, renforcement des capacités Souvent promue par les adeptes de la participation en évaluation, cette approche (« empowerment evaluation, utilization-focused evaluation,…. part de l’idée selon laquelle, pour qu’une évaluation soit utile et donc utilisée, il est nécessaire qu’elle soit construite ? partir des enjeux, des intérêts et des valeurs des protagonistes de l’action publique, et qu’elle permette à ces agents de s’approprier ses résultats en les associant à son processus la définition que l’OCDE/CAD a adoptée du terme « évaluation ?,est « une appréciation systématique et objective d’un projet, d’un programme ou d’une politique, en cours ou terminé, de sa conception, de sa mise en oeuvre et de ses résultats. Le but est de déterminer la pertinence et faccomplissement des objectifs, l’efficience en matière de développement, l’efficacité, l’impact et la durabilité. Une évaluation devrait fournir de B2 de développement, l’efficacité, l’impact et la durabilité. Une évaluation devrait fournir des informations crédibles et utiles permettant d’intégrer les leçons de l’expérience dans le processus de décision des bénéficiaires et des bailleurs de fonds ».

En bref, si l’on se réfère aux principes de l’OCDE, l’évaluation a pour objet -d’améliorer les futures politiques, programmes et projets grâce au feedback des leçons tirées du travail de l’évaluateur -de fournir une base pour la redevabilité, incluant finformation pour le public. Les évaluations visent à mettre en évidence les effets de ce qui a été réalisé ; à mener une réflexion sur ces effets et à en estimer la valeur. Les constatations auxquelles elles aboutissent permettent aux gestionnaires, bénéficiaires, partenaires, donateurs et autres parties prenantes du projet/programme de irer des enseignements et d’améliorer les interventions futures. Le diagramme 4 (ci-après) résume les questions d’évaluation clés et leur lien avec les objectifs du cadre logique.

L’accent est sur la manière dont les choses ont été réalisées et la différence faite DIAGRAMME 4 : Questions d’évaluation et cadre logique 2) Les différents types d’évaluation ‘évaluation à mi-parcours est une évaluation formative conduite au milieu de la phase de mise en oeuvre. Tout programme/projet dont la durée dépasse 24 mois doit faire l’objet d’une analyse, d’une évaluation ou d’un examen à mi-parcours. En général, il n’est pas nécessaire de faire appel à un évaluateur indépendant ou externe pour ce type d’évaluation, à moins que des besoins spécifique évaluateur indépendant ou externe pour ce type d’évaluation, ? moins que des besoins spécifiques ne l’exigent.

L’évaluation finale est une évaluation récapitulative (et souvent externe) menée au terme de la mise en oeuvre pour évaluer la mesure dans laquelle les objectifs prévus du projet/programme ont été atteints. Tout programme/projet du Secrétariat devrait faire l’objet d’une évaluation finale, interne ou externe. évaluation ex-post est effectuée quelque temps après la mise en oeuvre pour évaluer l’impact et la durabilité à long terme du projet/programme. ‘évaluation interne ou autoévaluation est réalisée par les responsables de la mise en oeuvre d’un projet/programme. Elle peut être moins onéreuse qu’une évaluation externe et contribuer à renforcer les capacités et l’implication du personnel.

Toutefois, elle peut parfois manquer de crédibilité aux yeux de certaines parties prenantes, telles que les donateurs, car elle est considérée comme plus subjective. Elle est plus axée sur les nseignements à tirer que sur la redevabilité. ‘évaluation externe ou indépendante est effectuée par des évaluateurs qui ne font pas partie de l’équipe de mise en oeuvre et apportent ainsi un certain degré d’objectivité et, bien souvent, un savoir-faire technique. Elle est axée sur la redevabilité. Une évaluation finale indépendante doit être réalisée pour toute intervention du Secrétariat dont le budget dépasse un million de francs suisses. Si l’évaluation finale est effectuée par l’équipe de gestion du projet/programme, elle devrait être examinée par le département Planific 0 2