la communication et la rédaction

LA COMMUNICATION COMMUNIQUER, C’EST METTRE EN COMMUN or 18 Sni* to View L’INFORMATION LA RELATION message en choisissant le code, choisit un canal direct (voix) ou indirect (un moyen technologique et enfin émet le message. Le récepteur : c’est le destinataire du message élaboré par l’émetteur. Il est l’élément fondamental de toute communication Il reçoit le message, décode le message, comprend le message, interprète le message et réagit à l’émission. Le message : c’est le contenu de la communication.

Il comprend les informations transmises et les symboles codés par l’émetteur ui donnent des significations particulières pour qu’elles soient interprétées dans le sens qu’il a voulu leur donner. Il crée le lien entre les personnes, aussi faut il le concevoir de façon à faciliter la relation. Le canal ou support : c’est le médium moyen pour véhiculer les messages de l’émetteur au récepteur, il s’agit de la voie ou le système physique qui introduit le message ou finformation objet de l’échange.

Les canaux de communication sont : Le canal auditif Le canal visuel Le canal olfactif Les canaux tactiles Le codage : c’est le processus par lequel on transforme des pensées en symboles. Il a une forme de physique perceptible (on peut le voir, l’entendre), il renvoie à uelque chose d’autre que lui-même aussi il a un sen ses utilisateurs tels que : 18 Le travail de secrétariat implique de multiples contacts avec différents types de personnes. CYabord à rextérieur, il vous arrive d’être en relation avec des clients, des fournisseurs et divers autres intervenants en lien avec l’entreprise qui vous emploie.

Ensuite à l’intérieur vous aurez à entrer en communication avec le personnel des autres directions, départements ou services de l’entreprise. La secrétaire assiste son responsable dans la mise en oeuvre et ‘organisation des informations necessaires au fonctionnement de Sa mission s’articule autour de quatre fonctions principales • Accueil et communication Gestion de l’information : Organisation Classement Pour le bon fonctionnement de ses activités quotidiennes, la secrétaire doit avoir une bonne capacité en communication orale et écrite.

Communlcatlon orale La parole demeure toujours la lus naturelle des formes d’expression et le moyen tion le plus utile et le PAGF 18 mimiques, etc. Ces signes renforcent le sens et la compréhension des messages oraux. Toutefois de multiples sources de perturbation à la ommunication font que bien souvent le message reçu par le récepteur n’est pas identique au message envoyé par l’émetteur. En effet, on rencontre certains types d’obstacles à la communication du message.

Exemples : les bruits : Bruits techniques : au niveau du canal, ex. : (friture sur les lignes téléphonique) Bruits sémantiques : au niveau du code ex. : emploi d’un jargon spécifique (jargon médical) Bruits sémiologiques au niveau des attitudes et des conduites, parler à quelqu’un en lisant un document Bruit organisationnel : au niveau du temps que prend l’information pour qu’elle soit intégrée et assimilée par le récepteur.

Pour assurer une communication de qualité, la secrétaire doit mettre en œuvre les moyens qui permettent de réduire l’influence des facteurs limitants en tenant compte de son comportement et des critères de performance : précisions sur le comportement attendu Critères particuliers de performance Définir ce qu’est la communication orale dans l’entreprise Bonne utilisation du langa 8 Exemples de supports de communication orale Type de support Définition Forme de communication Exemple Entretien direct 2 personnes ou 2 parties présentées dans le même espace géographique échangent des propos.

Interpersonnelle, instantanée, directe. Entretien d’accueil, entretien de recrutement, etc. Entretien téléphonique 2 personnes éloignées géographiquement reliées par l’intermédiaire d’un réseau téléphonique, échangent des propos. Interpersonnelle, instantanée, à distance. Entretien pour l’obtention d’un rendez-vous, pour transmettre une information donnée, etc. Réunion Plus de 2 personnes se retrouvent ensemble dans un même espace sonore et éventuellement visuel pour échanger des propos entre elles. De groupe, instantanée .

Directe si tout le monde est présent dans le même local, A distance si les personnes sont éloignées géographiquement. On utilise alors un procédé télé hani ue (ex. : réunions téléphoniques) ou télévisu conférences). une forme enregistrée. Interpersonnelle à distance et différée Boite vocale d’un médecin absent. Boites vocales interactives de certains services, etc. Réception des messages enregistrés en cas d’absence et dont on prendra connaissance dès que possible. Messagerie des téléphoniques portables, etc.

En résumé 6 8 et les informations vérifiés pourront être évoqués. Le respect de la hiérarchie : Dans le cadre d’échanges entre deux administrations, ce respect se traduit par la règle du « sous- ouvert » qui veut que les supérieurs hiérarchiques du destinataire soient énumérés dans la suscription. La clarté : L’exposé des sujets devra être simple et méthodique. Le choix des mots, la construction des phrases, l’organisation des idées ainsi que la mise en page des documents doivent faciliter leur compréhension.

La précision : Elle a pour but la transmission d’une information strictement nécessaire et suffisante. Tous les détails inutiles et les mots non porteurs de sens devront être supprimés. La ponctuation : Le rôle de la ponctuation est très important ; les règles de la ponctuation doivent être scrupuleusement espectées, comme celles de l’orthographe. Les différents types d’écrits administratifs • La lettre administrative Elle sert à échanger des informations avec un service public ou une entreprise.

Elle relève de la communication interne et externe. Elle se caractérise par son caractère impersonnel et ne comporte ni formule d’appel, politesse. Elle se compose ministère de la formation et de renseignement professionnels Centre de professionnelle formation et d’apprentissage de douera – alge * : route principale de « Mohamed el- Azouni 021 41. 06. 79 – Fax : 021. 41. 06_79 E-mail : cfpadouera@mfep. ov. dz Site Web : www. douera-alger. educ. dz N/Réf. 222/2014 novembre 2013 Monsieur,Madame Objet : AIS formation complémentaire Monsieur, Madame Alger, le 20 Nous avons rhonneur de venir par la présente vous demander de bien vouloir rejoindre l’institut de formation et de l’enseignement professionnels de Birkhadem le 1 er décembre 2013 pour suivre une formation complémentaire préalable pour l’accès au cor s de PSFEPI. circulaire ne constitue pas, en principe, une décision. Cest une recommandation qui n’a pas de caractère impératif. Elle fournit et donne certaines Informations au public.

Les mettre au courant des instructions prise à leur égard. Une lettre circulaire est donc un support de communication destiné au plus grand nombre de personne. La note : La note est un document interne destinée ? un supérieur hiérarchique ou à un autre service pour résumer un dossier ou faire le point sur une question Un subordonné pour donner des indications (instructions) de travail. Elle peut également accompagner un document pour l’expliquer. Elle comporte le timbre, l’objet, la référence, la suscription : « note à l’attention de…  » suivl du destinataire, qualifié par son titre.

Traitant d’une affaire courante, la note a pour but de clarifier une question ou de provoquer des instructions. Elle se caractérise par sa brièveté et sa concision. Les différents types de no 021 41. 06. 79 – Fax : 021. 41. 06. 79 Site Web : douera-alger. educ. dz N/Réf. : 10 12014 février 2014 NOTE DE SERVICES Alger, le A l’occasion de la rentrée de formatlon professionnelle prévue le 02 mars 2014 , L’ensemble du personnel enseignants est invité ? assister à la réunion préparatoire le lundi 24 février 2014 à IO h ? la salle de réunion . Le directeur La convocation : Cest un document destin ou plusieurs personnes