Fiche de poste

INTITULE DU POSTE : SECRETAIRE OBJECTIF PRINCIPAL DU POSTE : Missions administratives variées : secrétariat – suivi des dossiers — accueil physique et téléphonique du public DESCIPTION DU POSTE Identité du titulaire : Nabila AYADI 22/1 2/1988 BTS Assistant trilingue Ancienneté : 1 an Situation de poste : Service administratif au directeur Finalité et contexte d t hiérarchique : ement hiérarchique p g Cassistant(e) administrative est chargée, des tâches administratives de la structure, en relation directe et hiérarchique avec le directeur.

I garantit le respect et la discrétion dus à sa fonction Il collabore régulièrement avec les autres membres de l’équipe Il participe au fonctionnement de l’organisation Il est chargé d’assurer les travaux de saisie informatique, de secrétariat courant et maîtriser le domaine informatique. II doit être organisé, efficace, discret et avoir le sens du relationnel. MISSIONS DU POSTE : Domaines des attributions . Secrétariat – Accueil – Gestion Missions générale . orme des dossiers administratifs Gestion de la Trésorerie Page 3 Activités et tâches relatives au poste : Accueil : Accueil physique et téléphonique des élèves, gestion du standard, orientation du public : l’inscription à l’examen, prise des messages, contact avec les élèves (date d’examen, réponse de l’examen etc. )Réception des appels. Répondre aux demandes d’informations des autres services et de l’extérieur. Mettre les série de codes dans la salle.

Communication écrite : Concevoir et mettre en forme les documents administratifs sur Excel Prendre des notes des informations téléphoniques et du directeur, Inscrire chaque élèves passant le permis à des heures de onduites dans l’agenda, Enregistrer les élèves passant le code sur Driveo le nombre de fautes, la date et l’heure et voir par rapport aux statistiques si l’élève est capable de passer rexamen du code. Etablir un reçu après chaque nouveau paiement, pointer dans une liste les élèves qui n’ont pas encore effectué de paiement et les rappeler.

Gestion Classer et archiver les dossiers et la documentation, organiser, gérer l’agenda du Directeur et des Moniteurs, Trier, classer les Echec et ceux qui sont en formation B, ou juste formation de code. Gérer fintranet de l’entreprise Viadeo, Anticiper et prévenir les élèves : rappel des dates de l’examen. Contrôler les données 2 Viadeo, Contrôler les données sur Excel de chaque élève : le paiement, les dates des heures de conduites.

S’assurer du respect et de Yapplication des différents règlements. COMPETENCES REQUISES : Compétence : Organiser le travail Gérer l’information et organiser un classement efficace pour l’ensemble de l’équipe Produire des documents Travailler en équipe Capacité à prendre rapidement des notes, à synthétiser l’information Faire preuve d’autonomie et d’initiative, rendre compte à sa iérarchie, Faire preuve de discrétion et de rigueur. Disponibilité importante dans le respect des horaires.

Connaissance : Maitrise de l’expression écrite et orale (grammaire, orthographe, syntaxe, vocabulaire professionnel) Autonomie informatique : Excel, Word, Internet, messagerie Utilisation de l’agenda Qualité des relations avec les personnes extérieures Capacité à rédiger et à mettre en page correctement un document électronique. Connaissance générale des techniques de gestion administrative et de secrétariat. Qualité Organisation/Anticipation Réactivité 3