Explication Access

Quand vous gérez une base de données avec le logiciel Access, vous utilisez plusieurs types d’objets . • Les tables, qui enregistrent l’ensemble des données. En général, les données sont mémorisées dans plusieurs tables portant à chaque fois sur un sujet unique. Dans un commerce, il y aura une table pour les données des clients, une pour les données des articles, une pour les informations des commandes, une pour les données des fournisseurs… Dans une école, il y aura une table pour les données des élèves, une pour les données des enseignants, une pour les informations concernant les plans d’étude… Les requêtes, qui permet rcher, d’analyser ou de 4 4 qui offrent la possibilité d’imprimer les informations contenues dans les tables selon une certaine présentation (liste de classe, facture… ). • Les macros, qui permettent d’automatiser une ou plusieurs ctions, sans recourir à la programmation. • Les modules, qui permettent d’écrire des programmes utilisant des instructions Visual Basic. Les différents objets se trouvent dans le ruban Créer : Le logiciel Access est appelé un Système de Gestion de Base de Données (SGBD) car il permet d’établir des relations entre les données de plusieurs tables. our un commerce, toutes les données des clients (noms, adresses… ) sont mémorisées dans une table avec pour chaque client un numéro de code. Dans la table contenant les différentes commandes, l’inscription du code du client permettra d’établir un ien avec les données personnelles du client. Les données d’une facture pour un client seront prises la fois dans la table des commandes et dans la table des clients. Les liens établis entre les tables permettent d’éviter d’introduire des informations à double et les risques d’erreurs. ) Le démarrage d’Access Démarche | 0) Lancez le logiciel Access 2010 en double-cliquant sur l’icône 20) Vous avez le choix d’utiliser une base de donné es existantes en cliquant sur Ouvrir ou d’en créer une nouvelle… 4 fichier. 4 Remarque A la création d’une nouvelle base de données, la création mmédiate d’une première table est proposee… -2- B) Les tables La table est l’objet fondamental qui permet de mémoriser les informations d’une base de données au fur et à mesure de leur saisie (temps réel). une table est un ensemble de données structurées.

Cette structure repose sur un élément fondamental : le champ. Chaque champ d’une table caractérise un renseignement (par exemple, le champ E_NomAbonne correspond au nom d’une personne, le champ E_LocaliteAbonne correspond au lieu de résidence de la personne… ) Censemble des Informations contenues dans les champs constitue un enregistrement (par xemple, dans une table correspondant au bottin des numéros de téléphone, chaque enregistrement contient les informations détaillées de chaque abonné : nom, prénom, numéro de téléphone, adresse… ).

Tous les enre istrements d’une table ont les mêmes renseignemen référence au contenu de la table. Exemple : La table T Eleves contient l’ensemble des données des élèves d’une école. Le nom de chaque champ commence par E_ E_Nom, E_Localite… En principe, un des champs de la table doit permettre d’identifier chaque enregistrement de façon unique : il s’agit de la clé primaire. Par exemple, le numéro e code d’un client ne doit concerner qu’une personne… Pour insérer la clef, il faut se positionner sur le 1er champ (en général) et cliquer sur le bouton NuméroAuto). (Par convention, ce champ sera toujours de type e type de donnée (qui sera mémorisé dans le champ). La liste déroulante présente les différents types de champs générés par Access • • Texte : la valeur entrée correspond à des caractères alphanumériques (lettres et/ou chiffres); la longueur est limitée à 255 caractères. Mémo . permettent de mieux gérer l’introduction des données et la « taille » de la base de onnées. La touche FI permet d’activer l’aide.

Conglet Général permet d’indiquer les propriétés/caractéristiques d’un champ • Taille du champ permet de réduire le « volume » de la table. La valeur par défaut est de 50 caractères pour le type texte et entier long pour le type numenque. • Format permet de modifier l’apparence du contenu d’un champ. • Masque de saisie aide l’utilisateur à rédiger correctement le contenu des champs. Par exemple, pour un numéro de téléphone le format est « aaaN aa aa • La valeur par défaut est automatiquement prise en compte lors de la création d’un ouvel enregistrement. Valide si permet de créer une règle de validation. • Null interdit indique qu’un champ doit obligatoirement contenir une information. L’onglet Liste de choix est utilisé pour créer une liste de valeurs afin de faciliter l’introduction des données de la table. Dans la table, les choix apparaissent dans une liste déroulante 3) L’enregistrement de la structure d’une table pour enregistrer la structure d’une table, vous pouvez cliquer sur le bouton enregistrer. t donner un nom à votre table. Par convention, nous écrirons toujours les caractères T _ avant le om de la table, exemple : T Clients. 4) La saisie des informatio B4 touche entrée ou sur une flèche de déplacement ou sur la touche tabulateur. Attention, lors de l’introduction des données, il est nécessaire de veiller au format des champs : • La valeur d’un champ de type NuméroAuto ne peut pas être saisie puisque le numéro correspondant est automatiquement augmenté de 1 par Access. Les dates sont introduites selon le format 21/1 2/05 Remarques : • pour ajouter un nouvel enregistrement à la fin dune table, vous pouvez cliquer sur le bouton de la barre d’outils. Le curseur se positionne dans le premier hamp du nouvel enregistrement. • pour revenir à la structure de la table, cliquez sur mode création dans le menu afin de visualiser la structure de la table, d’ajouter un champ ou de modifier les propriétés d’un champ. Les enregistrements sont affichés dans la table dans l’ordre de leur saisie.

L’affichage des informations sera modifié par l’utilisation des requêtes et/ou des formulaires. 5) La consultation/sélection d’un enregistrement Les boutons situés dans le coin inférieur gauche de la fenêtre vous permettent d’accéder facilement aux enregistrements : enregistrement précédent er enregistrement pour insérer un nouvel en Access une table de données réalisées dans un document Excel. Démarche : 1 a) Sélectionnez dans le ruban Données externes, l’icône Excel qui est dans la rubrique Importer et lier. 0) Une fenêtre « Assistant… » s’ouvre. Elle vous p ermet de sélectionner le fichier Excel que vous voulez importer. 30) L’étape suivante permet de choisir la bonne feu ille du fichier Excel. 40) Les données Excel peuvent être mémorisées dans une nouvelle table ou rajoutées à une autre. 50) Access vous demande si la première ligne correspond aux noms des champs. 0) Laissez Access gérer la clé primaire. Elle aura la propriété NuméroAuto. 0) Indiquez le nom de la table et cliquez sur le bouton Terminer 8) L’exportation des données d’une table vers Excel Une table Access peut être exportée vers un document Excel. La procédure est très simple. | 0) Sélectionnez (ou ouvrez) la table dont vous sou haitez exporter le contenu. 20) Dans le ruban Données externes, sélectionnez l’icône Excel dans la rubrique Exporter. 30) Donnez le nom, le dossier de destination et le format du fichier C) Les requêtes Une requête sert à exploiter les données contenues dans les tables.