DOSSIER SI FINAL

Techniques & organisation Mme JOUINI Les SI du Pôle Universitaire Léonard de Vinci Clément BESNIET, Ludivine CARDA. Léa CONSTANTIN, Manon KRIÉGER SOMMAIRE INTRODUCTION 3 LES BESOINS COMMERCE p g ECOLES POLE DE ES SYSTEMES D’INFORMATION UNIVERSITAIRE LEONARD DE VINCI AU 4 2. 3. 5 6 LES SI DE COMMUNICATION LES SI DE GESTION LE SI DE L’INFOTHEQUE interne. Il doit fournir des réseaux de communication assez performants pour attirer de nouvelles personnes, atteindre une étendue nationale voire internationale et ainsi renforcer la cohérence entre l’image de l’école et ses moyens pour y parvenlr.

Le tout est de savoir comment mettre en œuvre un système afin qu’il soit efficace et quelles informations les écoles doivent-elles gérer. C’est pour cela que les systèmes internes diffèrent selon les entreprises. De plus, Yattractivité des écoles de commerce n’a jamais été aussi forte auprès des étudiants et ceci depuis quelques années. On comptabilise à ce jour plus de 100 000 inscrits sur 2 382 000 étudiants en France durant Pannée 2012-1013. Au cours des six dernières années, le nombre d’étudiants en école de commerce a doublé.

C’est donc bien un avantage concurrentiel d’avoir un Système ‘Information compétent qui se révèlera pour une école, très précieux. La question que nous pouvons ainsi nous poser est d’identifier de quelle manière le PULV se différencie des autres écoles de commerce. Dans un premier temps, nous tenterons de comprendre quels sont les besoins des grandes écoles en terme de Systèmes d’Information, puis, dans une deuxième partie, nous verrons quels sont les Systèmes d’Information du Pôle Universitaire Léonard de Vinci. s besoins d’information 2 commerce l’information sur un environnement donné. » Nous nous basons sur la définition pure du Système ‘Information, en prenant comme « environnement donné » les écoles de commerce. Imaginons les grandes écoles, telles que HEC ou l’ESSEC pour prendre les plus connues. L’ESSEC, c’est 4200 étudiants et 6000 managers en formation et également 120 universités partenaires dans 30 pays.

HEC, c’est plus de 4 000 étudiants et près de 8 500 cadres et dirigeants en formation chaque année. En y regardant de plus près, le travail en interne est colossal. Dossiers d’admission, élaboration des concours d’entrée, gestion des plannings de cours, des professeurs permanents et vacataires, des entreprises artenaires, des plannings d’examens, des centaines de formations, des partenariats ? l’étranger, des remises de diplômes, tout cela nécessite une coordination parfaite pour fonctionner.

Cinformatisation de toutes les données existe depuis plusieurs annees, mals ce qul a vraiment révolutionné les possibilités des grandes écoles, c’est la création de réseaux, permettant l’échange d’informations illimité et incessant, de façon simple et rapide. L’intranet, reste protégé de l’extérieur, mais permet de multiples connexions des utilisateurs affiliés à l’école, qui partagent sans fin toutes les nformations dont ils ont besoin.

Les différents Systèmes d’Information créent de la valeur et permettent la 3 évènements, comme par exemple des journées portes ouvertes, qui peuvent intéresser de nouveaux étudiants, et accroître la notoriété de l’école. Il est évident de nos jours, qu’une école supérieure ne peut être compétitive sans des Systèmes d’Informations développés, c’est pourquoi nous allons voir dans une seconde partie, de quelle façon le Pôle Universitaire Léonard de Vinci a créé ces Systèmes d’Informations, et les exploite quotidiennement.

Les Systèmes d’Information au pôle Universitaire Léonard de Vinci Le Pôle Universitaire Léonard de Vinci c’est 58 000 m2, 1 400 000 entrées par an, 250 km de câbles informatiques, 850 lignes téléphoniques, 188 salles de cours, 12 amphithéâtres, 5 salles de sports, 4 lieux de restauration, 1400 postes informatiques, 80 serveurs et un peu plus de 10 000 comptes utilisateurs. On se rend à peine compte du nombre d’informations qui doit circuler et de la complexité de l’organisation à avoir pour que tout fonctionne parfaitement. Un service a même été mis en place pour « Concevoir, Développer et Maintenir » les

Systèmes d’Information, mais aussi pour « Assister et Former les utilisateurs « Assurer la sécurité des Systèmes d’Information » et « Effectuer la gestion Administrative et Commerciale » c’est-à-dire le : service Informatique. 4 compte plus de 10 000 utilisateurs. Très simple d’utilisation, avec un mot de passe personnalisable, chaque adresse est composée de la manière suivante : prénom. nom@devinci. fr. Cela permet aux étudiants comme aux professeurs de se souvenir facilement des adresses de leurs correspondants, et de ne pas perdre de temps à chercher des adresses qu’ils ne connaitraient pas.

SOGo, qui est une application collaborative pour les employés, permet de partager webmail, des agendas, mais aussi de la gestion de tâche et un carnet d’adresse. Ce système a été mis en place en 2013. Il a été mis en application avec l’Université de Strasbourg et FObsewat01re de Paris. BlackBoard Devinci, qui est un système de gestion de documents pédagogiques, mis en place en 2004, avec une accessibilité à 2000 utilisateurs maximum en un même temps. Il est accessible pour les étudiants de chaque école du PIJLV, mais aussi pour les enseignants.

Ce système permet aux professeurs de diffuser des ocuments Importants (devoirs maisons, supports de cours) et également ? l’administration de diffuser des informations. Pour nous sportifs, souvent absents par la faute des compétitions, Blackboard est devenu un outil indispensable, nous permettant de récupérer les cours rapidement pour ne pas accumuler trop de retard. D’autres systèmes de communication existent au Pôle, mais moins utilisés: CPS (gestion collaborative de documents utilisé par le Service nformatique), Nuxeo DM ( S les enquêtes en ligne). 2.

Les SI de gestion Helisa est le Système de Gestion du Pôle Universitaire Léonard de Vinci. II a été créé en 002, et gère la gestion administrative et pédagogique : les schémas pédagogiques, les emplois du temps en ligne pour les enseignants, pour les écoles de I’EMLV, ESILV et IIM, pour les étudiants de toutes les écoles du PULV, les intervenants, mais aussi l’attribution de chaque salles, la gestion des évaluations, des absences, des stages en entreprise Cet accès est limité à 30 personnes en un même temps, et illimité pour la consultation des emplois du temps.

OBM est aussi un système de Gestion mis en place en 2004, réservé au Service des Relations Entreprises, il gère ainsi la gestion de contact, le suivi ‘affaires, les agendas partagés comme nous le voyons dans le schéma ci-dessous. Dynamit, c’est le système de gestion du service médical, créé pour le suivi des dossiers médicaux, les plannings, la prise de rendez-vous. Depuis 2004, il est chargé de répertorier le dossier médical d’un peu plus de 7000 étudiants, qui au minimum font une visite médicale obligatoire par an.

De plus, il existe tout comme dans les système d’Information de communication, d’autres Systèmes d’Information de gestion par exemple : Qualiac (2003), qui s’occupe de la Comptabilité et des F noeestor (2001 qui gère S DE 8 internationales (échanges, projets) . 3. Le SI de l’Infothèque L’Infothèque du Pôle est un espace à part entière. Avec ses 3200 mz de superficie sur 6 niveaux et ses 80. 000 ouvrages, il était inenvisageable de ne pas établir un système permettant d’archiver tous ces documents. C’est pourquoi Koha a été créé.

C’est le système de gestion, qui permet l’accès par le web au catalogue et aux 20 bases de données en ligne. Très pratique, puisqu’il permet à distance aux étudiants de consulter depuis leur domicile les archives de l’infothèque, et également de faire des recherches récises et pertinentes sur les ouvrages dont ils auraient besoin. La disponibilité des ouvrages y est également précisée. Cet outil est énormément utilisé, autant par les élèves que par les personnes extérieures ou les responsables de l’infothèque.

Il faut également pouvoir répertorier les divers emprunts, et que les étudiants puissent gagner du temps, en voyant exactement où est rangé l’ouvrage recherché. Grâce à la création de ce système de gestion de l’information, de plus en plus de personnes extérieures sont intéressées par les ressources disponibles à l’infothèque, car l est de plus en plus facile de les consulter et de pouvoir en profiter. Les étudiants aussi profitent maintenant pleinement des services proposés par ce Système d’Information.

Conclusion Au terme de cette analyse, vu qu’au sein des erandes et communicationnels, pour diffuser l’information, comme nous l’avons vu précédemment. La modernisation des Systèmes d’Information est directement issue des nouvelles technologies et de l’explosion d’internet. Depuis maintenant plusieurs années l’utilisation des Systèmes d’information est devenue primordiale en matière de communication ou encore e gestion d’une entreprise ou d’une grande école. L’école, pour assurer sa pérennité, doit gérer l’immense quantité de données externes et internes auxquelles elle doit avoir facilement accès.

Si aujourd’hui il est possible d’accueillir dans de bonnes conditions 10 000 personnes sur le Pôle Universitaire, c’est grâce à l’amélioration continuelle des Systèmes d’information. peu de personnes le soulignent, car peu de personnes s’en rendent compte, mais l’organisation au Pôle est presque sans faille. Emplois du temps, répartition des salles, Wi-Fi, réseau de messagerie ou de partage e documents, tout fonctionne parfaitement, et le moindre problème est très rapidement identifié et résolu par le service informatique.

Ces Systèmes d’Information sont maintenant indispensables pour une communication entre élèves, professeurs mais aussi les employés qu’ils soient au Pôle ou à leur domicile. On peut constater que le pôle est semblable à une grande entreprise où rien n’est laissé au hasard afin de faciliter le travail de chacun. Les Systèmes d’Information sont les pièces maitresses d’une organisation exemplaire surdimensionnée, et devie tils stratégiques 8