Animation et fonctions d’animateur

Introduction La vie est un ensemble de communications et la communication est au cœur de nos activités quotidiennes. « La communication rend tout le reste possible… sans communicatlon, il ne peut y avoir ni organisation, ni gestion, ni coopération, ni motivation », bref, aucun réel travail de concertation puisque la communication en est la base. Elle est un aspect fondamental de l’animation et de la mobilisation des membres d’un groupe afin de maximiser la qualité des échanges. Lorsque les réunions sont conduites par un animateur, elles sont souvent plus fructueuses.

Qu’elle se fasse au pied levé u qu’elle ait été pla l’expérience, un certa Dans ce contexte o suivante : « Commen animer /conduire un fonctions ? upe requiert de sav • or 12 Sv. i* to e à la problématique rice peut t ces principales l- l’animation et son rôle dans la conduite de réunion: 1. Qu’est ce qu’une anmation ? Définition L’animation de groupe est un art : c’est l’art de susciter une conscience du groupe chez chacun des participants dans la poursuite d’un objectif commun.

Elle fait donc appel aux ressources personnelles de celui qui joue le rôle d’animateur; elle s’inspire cependant, de certains principes et peut être facilitée ar l’apprentissage de certaines techniques : Ensemble de démarches de communication plus ou moins ordre et un certain contexte. Moyen d’une méthode qui permet de mettre un groupe en communication. IJne réunion se dirige différemment selon le genre de rencontre et selon le public ou le groupe. par conséquent, l’animateur doit toujours adapter son type d’animation. Animer une réunion de superviseurs, de vendeurs, etc. e la même façon? Le but est-il de les motiver, de leur transmettre les résultats des derniers mois, de leur annoncer la vente de l’entreprise? Voici trois façons d’animer une rencontre : L’ANIMATION DETYPE EXPERT L’expert dirige tous les sujets au programme de la réunion. Il ramène les participants à l’ordre et impose ses idées. Toutefois, une attitude trop autoritaire peut décourager les employés au caractère fort et causer une rébellion, tandis qu’elle pourra motiver les gens timides et renfermés… L’ANIMATION LIBERALE Un animateur libéral laisse libre court à la discussion.

C’est la façon efficace de diriger une rencontre de remue-méninges ou une rencontre où des problèmes doivent être résolus par de nouvelles idées. Le rôle de l’animateur est de favoriser la articipation de tous pour mener à de bons résultats. L’ANIMATION INTUITIVE L’animateur laisse libre court à son intuition. Il adapte ce style d’animation selon les circonstances. Ce type d’animation implique qu’il faut sentir le moment où il est nécessaire de ramener les irréductibles dans le droit chemin ou d’encourager les timides ? s’exprimer. . Qu’est ce qu’une réunion ? Une réunion est une pr PAGF 19 ble de règles et (ensemble de règles et techniques) collective de communication plus ou moins participative dont le but est l’échange entre personnes, accompagné ou non, de réalisations de travaux en ommun. Les types de réunion Les types de réunion sont : Réunion d’information descendante : Ce type de réunion à pour BUTS : Donner à chacun des informations pratiques sur la vie de l’Entreprise (horaires, règlements internes).

Donner des informations opérationnelles (procédures, modes de fonctionnement, modes opératoires, règles de sécurité, Fédérer les salariés pour créer un sentiment d’appartenance (la Vie, l’Environnement, la politique générale et les objectifs de la société Ainsi qu’assurer et entretenir les bases et les valeurs de la culture de l’entreprise). Reconnaître les efforts fournis par tous (responsabiliser les collaborateurs de l’entreprise, félicité, remercié).

Expliquer l’avenir de leur entreprise, ainsi que l’environnement dans lequel elle évolue. Réunion d’information horizontale Découvrir et comprendre les préoccupations des autres collaborateurs confrontés à des métiers différents, à niveau égal de responsabilités Partager des contextes différents : Les dimensions d’une situation partagée, souvent inconsciemment Développer les notions et les sensations d’appartenance et de solidarité Favoriser et instaurer des réflexes de cohésion

Favoriser les relations (les succès) entre clients et fournisseurs internes Enrichir, par un apport d’informations les futures prises de décision Réunion d’information ascendante Réduire ainsi le champ des erreurs et des injustices Provoquer la consultation, l’échange afin d’optimiser les processus opérationnels Augmenter la compréhension entre cadres et subordonnés Valoriser les rôles et les fonctions de chacun vis à-vis de sa hiérarchie Fournir les informations en provenance de la base (Marché Interne) ou du terrain (Marché Externe), afin que l’encadrement renne les meilleures décisions possibles Réunion d’expression : permettre à chacun d’exprimer son opinion sur un problème ou une situation donnée sans conséquence coercitive faire émerger tensions et conflits, souvent latents et pas toujours visibles Provoquer, confronter et enrichir les perceptions et analyses d’une situation sensibiliser les collaborateurs à des faits qui les concernent Élever les niveaux d’implication Valoriser chacun par la prise en compte de son discours Démontrer l’importance de l’écoute et l’apport du travail en groupe. Réunion de résolution de problème

Permettre à l’Entreprise de résoudre ses propres problèmes Impliquer les collaborateurs de l’entreprise dans le processus de résolution d’un problème, qu’il soit d’ordre techn ‘que, économique, humain ou commercial par l’utilisation des méthodes et techniques de créativité, développer, au sein de l’entreprise, des capacités et aptitudes ? inventer, à imaginer et à innover Entraîner chaque collaborateur dans un mouvement général de progrès Faciliter la disparition progressive des facteurs de résistance au chaneement 2 changement Mobiliser tout le monde dans la nécessité d’effort et ‘adaptation Rendre l’Entreprise plus performante et plus innovante Réunion de prise de décision S’assurer de bien posséder, par les expertises en présence, tous les éléments rationnels et subjectifs qui vont alimenter la décision finale Démontrer à chacun la difficulté d’une prise de décision impliquer dans une décision, tous les partenaires qui y jouent un engager chacun dans le processus de décision développer le sens de la responsabilité Faire prendre conscience des différents enjeux Impliquer plus globalement dans la conduite de la réalisation de ‘action correspondante, ainsi que dans toute sa conséquence. Les étapes de planification de réunion : Généralement on peut traiter les étapes de l’animation d’une réunion ou d’un groupe dans deux étapes principale Avant : Associer l’animateur dès l’étape de la planification pour l’aider à bien se préparer et pour favoriser le bon déroulement de la reunlon Définir l’objectif, la finalité de la réunion : communiquer des faits constatés ? partager de l’information ? , prendre une décision ? Faire un plan général de la réunion Points à l’ordre du jour ;

Placez en début de réuni s 2 manderont plus chaque point ; Additionnez le tout pour obtenir la durée totale de la réunion Choisir les participants : Selon le sujet de la réunion ; Selon leurs compétences, expériences, intérêts, etc. , Limiter le nombre à un niveau permettant une participation optimale et efficace compte tenu des contraintes budgétaires ou autres Choisir le lieu de la réunion Réservation de la salle à l’avance si nécessaire ; Endroit propice au bon déroulement de la réunion (calme, ? l’abri des perturbations externes) avec chaises, tables et matériel déquat disponibles Prévoir une place pour chacun ; S’assurer de la disponibilité du matériel nécessaire.

Convoquer les participantes et participants Indiquer avec précision le lieu, la date et l’heure de la réunion Annexer un ordre du jour comportant l’objet de la réunion, les points à discuter et l’objectif poursuivi Préparer le sujet Inventorier et préparer les informations dont le groupe aura besoin pour traiter les dlfférents sujets Préparer une introduction du ou des sujets (il ne s’agit pas de le traiter, mais de fintroduire afin de pouvoir enclencher la discussion) Penser à la méthode la plus efficace pour animer la réunion Réunir les documents nécessaires Prévoir un au des supports visuels Affiche ou tableau reprenant les points de la réunion. Cest un bon moyen pour rappeler vers le but prévu celles ou ceux qui s’éloignent du sujet ; Un second support pour les synthèses des discussions, les décisions prises et les questions, idees et points en réserve. Pendant Ouverture de la réunion Accueil présentation de l’animatrice ou animateur Tour de table Présentation des objectifs de la réunion (sans esquisser de solutions) Attribution des rôles

Déroulement à proprement parler : L’animatrice ou l’animateur n’intervient pas sur le fond Le contenu vient des participantes et participants Les points faisant Pobjet de prise de décision passent normalement par les phases suivantes Définition de l’objectif, poser le problème Recherche des solutions Critique des propositions Décisions Clôture de la réunion Synthèse finale qui doit recueillir l’accord du groupe Rappeler les suites à donner aux décisions prises en cours de réunion et valider les étapes subséquentes penser aux messages-clés à communiquer, Sil y a lieu Il. L’animateur et Ces Fonctions : 1 . L’animateur et son rôle 7 2 doivent travailler ensemble à la réalisation des buts fixés. En tant qu’animateur, vous ne pouvez pas obliger les membres ? collaborer, mais vous pouvez les y inciter en instaurant un climat favorable à la coopération. Honnêteté : Votre groupe et vous-même devez être honnêtes et francs au sujet de vos sentiments, de vos valeurs et de vos priorités.

Responsabilité : Le groupe doit assumer la responsabilité des solutions qu’il adopte et de leurs conséquences. L’animateur quant à lui assume la responsabilité de ses interventions, esquelles, en bout de ligne, influent sur la participatlon des membres, sur le contenu et le processus de la réunion. Souplesse : Tout en animant la discussion, vous devez être ? l’écoute des besoins des différents membres et adapter en conséquence le processus suivi et la durée de la réunion. Le rôle d’animateur : L’animateur est le pilote de la réunion, son rôle est de mettre en mouvement le groupe vers les objectlfs de la réunion d’une façon neutre.

Il veillera à ne pas monopoliser la parole au détriment des participants. Il fera en sorte de ne pas imposer ses points de vue, mais de les oumettre aux participants à titre de proposition. Ainsi il assure plusieurs taches dont on peut résumer dans le tableau suivant 2. Les Fonctions de l’animateur : Dans une animation de onctions doivent être opportun. La production Cette fonction correspond au fait qu’il s’agit de produlre un résultat, de trouver une solution ou des éléments de solution. Il s’agit de développer une stratégie qui permette d’atteindre les objectifs fixés. La production concerne tout ce qui participe directement ? exécuter la tâche du groupe.

La facilitation Cette fonction correspond à tout ce qui doit être réalisé pour ue la production soit maxlmale. Il s’agit essentiellement des méthodes utilisées. Par exemple : maintenir le groupe face à un problème, déterminer un plan de travail, trouver une nouvelle approche pour sortir d’une difficulté. La facilitation est la mise en œuvre de moyens pour atteindre le but fixé. Elle assure la mise en commun la plus appropriée des ressources des participants et résout les difficultés pouvant apparaître dans cette mise en commun. La facilitation consiste également à organiser et à clarifier le travail du groupe. Organiser, c’est à-dire notamment

Aider à définir des objectifs ou des problèmes ; Veiller à ce que chacun puisse suivre la discussion ; Recentrer sur le sujet lorsqu’on s’en écarte ; Proposer des orientations ; Suggérer un plan de travail ; Utiliser et inciter à utiliser des supports (tableau, matériel audiovisuel, ; Pousser à chercher de nouvelles solutions , Demander des informations ou des opinions ; Prendre des notes, établir un compte rendu ou le faire réaliser ; Proposer un schéma ; Maintenir le groupe dans c’est-à-dire notamment Faire définir les mots employés ; Faire expliquer le sens d’une question ; S’assurer que chacun comprenne de quoi on parle Expliquer ou reformuler ce qui vient d’être dit ; Faire le point ; Résumer ce qui a été dit. La régulation Cette fonction concerne les relations entre les participants. Elle tend à maintenir le groupe uni dans un climat détendu; elle vise ? éviter ou résoudre les conflits. Il s’agit notamment de : Pousser les autres à être dynamiques ; Amener à identifier la raison d’un malaise ; Amener à interpréter les raisons d’un conflit ; Faire diversion (plaisanter, ajourner,… ) ; Favoriser les compromis ; Encourager ; Montrer de la sympathie.