cours e6 bts am

La résolution d’un problème l)Détection d’un problème ou d’un besoin 1) L’objectif Déceler un problème ou un besoin améliore la performance de l’entreprise, sa composante et sa vie sociale. 2) e rôle de FAM AM est au cœur du système d’information de l’entreprise. Contenu de réseau relationnel, il est souvent la 1 er personne ? avoir connaissance d’un problème ou besoin à satisfaire. Il doit formuler la probléma pour qu’il puisse décl 3) Identification noti Besoin est un manqu or 12 Sni* to View rès de son manager ion d’un problème. ?liorer le système d’un service ou organisation toute enti re. ) La notion de problème Dysfonctionnement qui apparait dans un service, procédure ou organisation. une situation qui ne convient pas a une ou plusieurs acteurs. – Une différence entre objectif fixe et résultat obtenu – une situation dans laquelle les freins se manifestent et qui empêche d’avancer vers les objectifs. Manque de moyen pour réaliser les solutions trouvées. Il) Formulation du problème ou du besoin 1) Typologie des besoins et des problèmes eux.

METHODE UGIF IJ : Urgence G : Gravité I : Important F : Fréquent 3) La collecte d’information Pour explorer le contexte d’un problème afin de le cerner le lus précisément possible. Besoin d’obtenir un grand nombre d’information METHODE QQOQCP QUOI : quel est le problème QUI : qui est concerné OLI : ou ce manifeste le problème QUAND : depuis combien de temps COMMENT : comment ce manifeste t ‘il COMBIEN : POURQUOI : Objet du problème Objectif Ichikawa Organiser de façon structurée les causes d’un problème en distinguant les causes principales et les causes secondaires.

Méthodologie : 1- identifier le problème 2-identifier la cause 3- Classer par nature des 12 des causes liés à l’organisation du service et aux conditions de travail liés aux services. éme Outil : Arbre des causes Objectifs : il permet de visualiser les ramifications des causes, d’identifier les causes principales des secondaires et de structurer la collecte d’information. – Identifier les causes principales 2- A l’aide de la méthode des 5 pourquoi, déterminer les causes secondaires 3- Rassembler finformation collectée par nature 4- Tracer Varborescence Problème étudié 3 eme outil : Arbre des causes Objectif : permet de repérer visuellement les causes principales sur lesquelles il faudra agir en priorité. Met en évidence que 20 % des problèmes des causes.

Méthodologie – Identifier les causes de PAGF 19 ment en repérant leur Nombres % % cumulés Coordonnées 4040 Références 3535 % 75 Nom erroné 2525 % 100 TOta1100100% Voir fiche annexe La recherche de solution : Brainstorming e brainstorming (le remue- méninge) Objectif de l’outil : produire le grand nombre d’idées possible en prévision de l’identification de solution. – Nommer un animateur qui va rappeler au groupe Pobjet du brainstorming et les objectifs – Chacun à son tour les participants émettent une idée, l’animateur note au tableau les idées émises en soulignant le mot clé et en inscrivant par ordre chronologique.

Idées émises jusqu’à épuisement – L’animateur relie chaque idée et le groupe décide de le conserver ou de l’éliminer – L’animateur et le groupe rassemble les idées par catégories et passe leur faisabilité. Condition réussite d’un brainstorming – Pas de censure des participants sur les idées des autres. – pas d’auto censure Rebondir sur les idées des autres Avoir une animation régulée 2 Organiser l’information par catégorie Matérialiser avec un code couleur chaque branche ou chaque niveau d’information Choisir des visuels représentatifs des informations qui doivent être impactant.

Une autre utilisation de la carte heuristique est possible, celle de la prise de note qui permet de structurer des comptes rendus de réunions et de diffuser une information synthétique. Des logiciels permettent de réaliser des cartes heuristiques : X mind Freemlnd Framindmap Apres avoir recherché des solutions, il faut pouvoir les comparer pour choisir celles qui sont plus adaptées a la résolution de la problématique. V le choix d’une solution. Le tableau avantage, inconvénient • Identifier les avantages et inconvénients de chaque solution pour permettre de procéder a un choix.

Solution Avantages Inconvénients Matrice de comptabilité : Facilité la prise de décision en comparant les solutions entre elles par rapport a des critères pré établis. – Identifier les solutions p PAGF Réaliser un tableau a double entrée en mentionnant en colonne les critères et en lignes les solutions Attribuer une note a chaque solution par rapport aux différents critères avec O s’il ya incompatibilité entre la solution et les critères ; note 1 s’il ya comptabilité et le critère ; note 2 si la comptabilité est totale.

Choisir la pondération des critères Calculer le résultat obtenu pour chaque solution Choisir la solution qui obtient le nombre de point le plus important Critère Solutions Critere Critere Total Note Coef x3note Coefx2 100124 213247 LA GESTION DU TEMPS Le temps est un facteur important dans la gestion administrative des activités. Il a un coût qui ce valorise notamment par le coût de la main d’œuvre. Il fa différent type de temps qui permette de déterminer le temps d’activité en entreprise. ?? Les différents types de temps Le temps de présence Temps entre rentrée du salarié dans l’entreprise et sa sortie. Temps mort temporelle forte avec une réalisation immédiate de Hopération • Priorité : l’opération ne peut être reportée au lendemain • Importance : l’opération doit être absolument réalisé contenu des conséquences sur l’entreprise • Le délai : temps accordé pour la réalisation d’une opération • Antériorité : execution d’une opération qui doit être impérativement réalisé avant une autre. ?? Chronologie • l’opération ne peut pas être réalisé a n’importe quelle moment dans le processus mais doit faire partie d’un ordre logique d’enchainement du processus. ?? Aléa : Imprévu • Marge : Temps supplémentaire dont on dispose pour exécuter une opératlon. • Les outils de la gestion du temps Le principe d’Eisenhower Objectif : Classer les opérations en fonction de deux critères, urgence et l’importance afin de déterminer les tâches prloritaires.

Annexe : voir feuille annexe 1 Le principe NÉRAC Planifier son temps d manière efficace en suivant une méthodologie cohérente et chronologique. N : noter (les tâches à réaliser âpres avoir déterminé les objectifs) E : estimer la durée des tâches R : réserver du temps libr l’infinitif a liste de contrôle C’est le même que pour une liste de tâche avec l’intégration des délais et comparaison entre les prévisions et les réalisations.

Liste de contrôle + objectif + Entreprise Délai ( jour) Tâches Date prévue Date réalisé Commentaire Avant J -65 j- 64 J- 60 J- 24 J- 12 Organiser réunion d’équipe Choisir produits Contacter le commissariat général 24/02 1/03 14/03 1 5/03 12/05 J- 1 Reserver materiel 14/05 Jour J Pendant salon 15/05 Planifier le dejeuners Aprés J +1 Organisation bilan Le graphique de Gantt Objectif : il permet d’ordonnancer et révoir dans le temps le ravail. II permet de comp tions et les prévisions. Réalisation & transmission du rapport d’analyse Analyse du rapport PERT CHAP III) La gestion administrative des activités. . Le schéma logique Organigramme de décision Ordinogramme Procédogramme Organigramme logique Organigramme de traitement Objectif de l’outil : Visualiser sous forme schématique une procédure comportant des conditions de réalisation. Symbolique : 1 sequence O Condition 1 entrée et 2 sortie N 1 alternative Une boucle itérative Peut-on simplifier la procédure ? Peut- on informatiser le processus ? Questionnement sur les documents : Est-il indispensable ? Peut-on combiner plusieurs documents ? Tous les documents nécessaires sont ils prévues ?

Peut-on éliminer un document de position (destiné au classement) ? Peut-on éliminer des documents de liaison ? Questionnement sur les postes de travail : L’operateur est-il bien choisi ? L’operateur est-il compétent pour traiter l’opération ? Peut-on repartir les opérations sur plusieurs operateurs ? L’analyse critique doit etre tracé dans un rapport transmis à la hiérarchie comportant les mentions obligatoires, une introduction vec le rappel de la demande, l’intérêt et l’enjeu de l’entreprise et annonce du plan.

Une première partie diagnostiquant le processus, une deuxième proposant des améliorations du processus avec leur argumentation. QUESTIONNAIRE Technique de recherche d’information qui nécessite une méthodologie rigoureuse. Sa réalisation doit être précédé d’une phase de réflexion approfondie afin de cadrer le champ de recherche et de déterminer les variables qui vont servir a articuler l’outil. Cette phase de réflexion peut être réalisée à l’aide d’un QQOQCCP. Quoi : objet du questionn