COMM Coll 3 Vision Interne FR Tcm119 3338

COMM COMM collection Collection NO N033 Edition 2013 Edition 2012 « COMM Collection » e des communicateurs féd fonctionnaires fédéra communication. COMM Coll 3 Vision Interne FR Tcm119 3338 Premium By smiileey Oeapa,1R 18, 2015 25 pages Communication interne : de l’action à l’interaction Guide pour les communicateurs fédéraux ‘Vipe next page NO 3 5 ux. t ratiques à l’intention travaux menés par ne de la Le COMMnetKern, composé des responsables communication des services publics fédéraux et présidé par le SPF Personnel et Organisation et le SPF Chancellerie du Premier Ministre, en a validé les contenus t est chargé de leur mise en oeuvre. Déjà parus : votre intranet et Fedweb Gérer les relations avec la presse Employer branding et communication de recrutement A savoir : Les versions électroniques de ces brochures sont disponibles en format PDF sur www. fedweb. belgium. be>Publications. Communication interne . COMM Collection NO 3 Table des matières ntroduction 3 1. Vision fédérale de la communication interne 5 1. 1 . Objectif de la communication interne. 1. 2. Concrétisation de la vision de la 1. 3. Exemple d’application au SPF Economie. 2. Nouveau rôle de la communication nterne 11 2. 1 . Changements sociétaux…………….. 2. 2. Changements au nive 2 5 18 3,3. Bonnes pratiques 20 Conclusion… …. . 23 Bibliographie . 24 Introduction Les collaborateurs sont les principaux ambassadeurs d’une organisation.

Comme ils connaissent les courants qui la traversent et les actions qu’elle mène, ils sont les témoins privilégiés pour communiquer avec l’extérieur. Les managers, chefs et membres du personnel savent que la communication interne est essentielle et lui accordent une attention accrue. Les communicateurs de l’administration fédérale sont conscients u’impliquer le personnel est devenu un défi majeur pour chaque organisation. L’arrivée du web 2. 01 , grâce auquel chacun peut se faire entendre, a, ces dernières années, profondément modifié la communication.

Ces changements commencent aussi à se percevoir au sein de l’administration fédérale, car avec les médias sociaux, chaque membre du personnel devient un peu le porte-parole de son département à l’extérieur, mais aussi en interne. La communication interne se trouve à la croisée des chemins : le management la sollicite d pour affirmer sa politique 3 5 préparation de a politique fédérale et que les communicateurs fédéraux peuvent Jouer un rôle proactif en développant une vision de la communication interne pour leur organisation.

Ce document est une réflexion sur la vision et la mission de la communication interne au sein de l’administration fédérale. II fournit à tous les communicateurs fédéraux des recommandations, consignes et astuces grâce auxquelles ils pourront stimuler la communication interne dans leur organisation et favoriser l’éclosion d’une nouvelle culture communicationnelle. Nous n’édictons aucune règle contraignante, mais fixons uniquement es jalons. Libre à chaque communicateur d’opter pour les solutions qui fonctionneront dans son organisation.

Web 2. 0 est le terme qui désigne la transformation de l’internet en un outil interactif par lequel l’utilisateur ne se limite pas à la recherche d’informations mais en fournit également. Cette dénomination a été inventée par le « gourou » de l’internet Tim O’Reilly qui situe cette évolution vers 2001 (ex. : Facebook, Twitter, YouTube). Cette COMM Collection résulte de la collaboration entre communicateurs de différents services publics fédéraux. Ce projet cadre dans l’objectif des SPF

Personnel et Organisation et Chancellerie du Premier Ministre de concevoir et de mettre à la dispositi services publics une 4 25 Energie Catherine Lombard Pascale Megal SPF Santé publique Isabelle Meulemans Nele Rombauts SPF Finances Kristof Salens SPE Chancellerie du Premier Ministre SPF Chancellerie du Premier Ministre Office national de l’emploi Julien Schreiber SPF Sécurité sociale Remerciements à Annick Vanhove, consultante, pour ses remarques constructives, ses avis précieux et sa relecture des textes. 1. 1 . Objectif de la communication interne « Construire ensemble la transparence, l’engagement et le ialogue » • La communication interne implique et informe les collaborateurs de facon authentique, opport s 5 ssable et crédible via premières phases du processus de décision. Cest la seule façon de faire de la communication interne un vrai partenaire de la politique. 2.

La communication interne est bien plus qu’un créateur d’outils Ces dernières années, de nombreuses organisations se sont attachées ? créer des outils de communication, à améliorer la qualité de ceux dont elles disposaient et à combiner de façon optimale les médias écrits et digitaux. 5 Certaines ont parfois oublié que les agents jugent surtout la communication interne sur la base des messages oraux qui leur sont parfois (mal) transmis.

Afin d’instaurer un véritable dialogue, une implication et une assise parmi le personnel, l’administration fédérale doit mobiliser les communicateurs selon les trois piliers qui sous-tendent la communication interne : le mix de médias, la communication de ligne et la communication informelle. Faciliter l’interaction entre les collaborateurs doit être au centre des préoccupations.

La communication de ligne (entre top management, management e ligne et collaborateurs) forme la colonne vertébrale de la communication formelle. Les managers de ligne sont un chaînon crucial entre le top management et les collaborateurs puisqu’ils propagent la politique de la hiérarchie et doivent motiver les agents à exécuter leurs tâches sur cette base. Ces responsables sont, en outre à l’écoute de leurs collaborateurs et peuvent 6 25 communicants.

Médias • Journal du personnel • Newsletter • Intranet • Médias sociaux (Yammer, IBM Connection, Sametime, Plateforme collaborative • Valves • Affiches 6 Communication de ligne ?? Concertation • Réunion • Contact personnel • Walking management • Session d’information • Groupes de discussion Communication informelle • couloir • Rencontre informelle • Activités de teambuilding • Cosy corner 5 service d’encadrement P,.

Quoi qu’il en soit, le succès de la communication interne dépend d’une bonne synergie entre les différents services de soutien. La (interne et externe), P, la gestion des connaissances, le support budgétaire et le support ICT jouent à cet égard un rôle majeur et sont complémentaires. Plus l’entente entre ces acteurs st bonne, plus grandes sont les chances de succès. 5. Communiquer d’abord en interne, ensuite en externe Impliquer les collaborateurs dans la communication sous-entend qu’ils savent ce que l’on communique à l’extérieur.

Lorsque l’organisation communique à rextérieur sur des suets importants, elle doit avant, ou au plus tard au même moment, communiquer en interne sur les mêmes thèmes (par le canal le plus approprié : e-mail, intranet, newsletter interne, journal du personnel, 7 1. 2. Concrétisation de la vision de la communication La traduction de cette vision de la communication en objectifs tratégiques varie selon l’organisation (cultures différentes, stratégies différentes,… ).

Ces objectifs peuvent être les suivants : • Développer une culture de communication et une identité de l’organisation 8 5 porte-parole et responsable de la communication, a traduit cette nouvelle vision « De l’action à l’interaction » en trois objectifs stratégiques pour la interne : 1. Servir de levier au déploiement d’une culture d’entreprise maximaliser l’accès à l’information de façon compréhensible et par divers moyens. 2. Promouvoir la communication interactive dans trois directions topdown, bottom-up et transversale) et le partage des connaissances en accordant un rôle central à l’interaction et à la collaboration. . Communiquer de façon proactive : développer, implémenter et évaluer la communication afin d’améliorer la culture d’entreprise et de renforcer l’identité du SPF Economie. A chacun de ces objectifs stratégiques sont associés des objectifs opérationnels. 8 Objectif stratégique Objectifs opérationnels Utiliser un langage compréhensible, adapté au groupe cible Identifier et utiliser des outils de communication actualisés : médias sociaux, web 2,0, 1.

Servir de levier au déploiement d’une culture d’entreprise : maximaliser l’accès à l’information de façon compréhensible et par divers moyens Communiquer d’abord en 25 personnel via l’équipe et en « face à face » Responsabiliser le correspondant en communication Stimuler la coopération et l’échange des connaissances et de l’information Simplifier les procédures, placer la créativité et la collaboration au centre des préoccupations Informer et impliquer les collaborateurs dans la mission, les objectifs stratégiques, les projets,.. 9 Stimuler la communication informelle 3.

Communiquer de façon roactive: développer, implémenter et évaluer la communication afin d’améliorer la culture d’entreprise et de renforcer Fidentité du SPF Economie Fournir les moyens et les initiatives pour stimuler la communication bottom-up et horizontale Evaluer et améliorer en continu les canaux et les produits de communication interne Mettre au point des méthodologies et les évaluer Coordonner les actions de communication et les évaluer Etre en permanence attentif à l’identité graphique et au logo 10 2. Nouveau rôle de la communication interne e rôle de la communicati les changements que 0 5