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Optimiser l’utilisation d’Outlook Optimiser l’utilisation doutlook De nombreux paramètres avancés dans Outlook permettent une mellleure organisation dans le suivi des projets et le travail au quotidien. Dans cette présentation nous allons aborder quelques-uns de ces points. Sni* to View Sommaire La gestion des dossiers Les affichages Le carnet d’adresses L ‘outil de recherche avancée Les règles et les alertes Le gestionnaire d’absence Le nettoyage de la boite aux lettres Les demandes de reunlon Les confirmations de lecture Les boutons de vote Les options du calendrier or 8

Outlook permet une personnalisation de l’affichage assez avancee. Trier les messages, et notamment de les grouper Afficher Harborescence dans la fenêtre de gauche Afficher un aperçu du message dans une partie de la fenêtre Afficher un aperçu du message sous le titre du message Réduire les groupes pour plus de lisibilité Afficher la fenêtre des rappels pour les réunions, les tâches…

Changer le type de barres d’outils à afficher Affichages : La barre d’outils avancée Revenir à la page d’accueil dOutlook Revenir ? l’élément précédemment consulté Aller ? suivant Remonter dans le dossier parent Afficher ou masquer le volet de carnet d’adresse Ensuite, il suffit de décocher l’option « télécharger les modifications depuis le dernier envoi ou la dernière réception » et de cliquer sur OK.

L’outil de recherche avancée L’outil de recherche intégré à Outlook est efficace pour rechercher des réunions, mais est plutôt limité en ce qui concerne les messages. Pour la recherche dans les messages, nous utiliserons Copernic Desktop Search L’outil de recherche avancée est accessible depuis le menu : Outils > Rechercher > Recherche avancée Dans le champ « Rechercher : », choisir « Rendez-vous et réunions » L’outil permet ensuite de chercher un rendez-vous ou une réunion à partir de son nom, de l’organisateur ou des participants par exemple.

Retour au carnet d’adresses Dans le carnet d’adresse personnel, il est possible d’ajouter et de créer de nouveaux contacts et listes de distribution personnels. Il est possible d’accéder à un carnet d’adresse personnel, en sélectionnant « Contacts » dans le menu déroulant « Afficher Règles et alertes Cliquer sur « Nouvelle règle » Sélectionner l’option « Démarrer ? partir d’une règle vide » Choisir à quel moment doit intervenir la règle avant réception dun message après envoi d’un message.

Choisir la condition dexécution de la règle Changer la valeur de la Choisir l’action ? exécuter Changer les options de l’action PAGF occupent le plus de place et qui mériteraient un peu de classement dans des dossiers d’archivage. Ici, les dossiers les plus volumineux sont la boîte de réception et la boite des éléments envoyés Consewer une demande de réunion Conserver une demande de réunion dans la boite de réception, même lorsque l’on a ccepté la réunion peut être utile pour consewer le détail des informations concernant la réunion dans un mail.

Cela permet notamment d’effectuer le suivi de cette réunion. La démarche est la suivante : > Menu Outils > Options > Onglet Préférences > Options de la messagerie avancées de la Décocher l’option « supprimer la demande de réunion de la boîte de Options de vos propres réponses aux accusés de réception et confirmation de lecture. Confirmation de lecture Demander une confirmation de lecture pour un mail Dans la fenêtre du mail à envoyer, cliquer sur le bouton « Options » Cocher une ou les deux cases suivantes, suivant l’option désirée.

Boutons de vote Dans le même menu d’option, il est possible d’intégrer des boutons de vote dans le mail envoyé. Cocher la case « utiliser les boutons de vote » Saisir les choix de vote possibles, séparés par des points virgule Les destinataires reçoivent alors un mail, avec en entête du message, une possibilité de vote. Il ne leur reste plus qu’? cliquer sur le bouton de vote de leur choix, et à valider. L’expéditeur reçoit immédiatement un mail a le planificateur de réunions. Ajouter les jours fériés à son calendrier

Pour insérer les jours fériés dans son agenda il faut se rendre dans le menu Outils : Options> Onglet préférences > Options du calendrier > Ajouter les jours fériés Vider le dossier éléments supprimés en quittant Il peut-être judicieux de vider automatiquement la corbeille lorsque l’on qultte Outlook. afin de réduire la taille de sa boîte aux lettres. pour configurer cette option il faut se rendre dans le menu Outils : Options> Onglet Autres> Ensuite, il s’agit de cocher l’option « vider le dossier Eléments supprimés en quittant » Options du volet de lecture

Dans le même menu d’option, il est possible de configurer le volet de lecture d’Outlook. Marquer les éléments comme lu après un certain temps d’affichage dans le volet de lu après les avoir parcourus Délégation d’éléments Il est possible de déléguer certains de ses éléments Pour cela, il faut se rendre dans le menu outils : Options > Onglet délégués r ajouter cette option Partage du calendrier dans Outlook À partir du Calendrier, cliquez sur « Partager mon calendrier » en bas dans la partie gauche de l’écran. Ensuite, pour ouvrir vos éléments en lecture à l’ensemble du pôle :

Cliquez sur Ajouter. Dans la zone Tapez « 2 Pôle Développement des Territoires » ou sélectionnezle dans la liste. Cliquez sur Ajouter, puls sur Dans la zone Nom, cliquez sur le groupe que vous venez d’ajouter. Sous Autorisations d’accès, sélectionnez les options de votre choix. partage d’éléments dans Outlook Remarques : Sur le même principe vous pouvez autoriser un groupe plus restreint de personnes à consulter vos éléments (pour le cas du calendrier, il est demandé à ce qu’Il sot partagé avec l’ensemble du PDT, pour des raisons de facilité de fonctionnement) Quelles que soient les